إذا تم القبض عليك عبر الهاتف مع زميل أو عميل طويل ، فيمكن أن يكون ما يمكن أن يكون مكالمة هاتفية سريعة وبسيطة جزءًا كبيرًا من يومك. فبدلاً من محاولة القيام بمهام متعددة في الوقت الذي يتنقل فيه المتصل ، يجب عليك استخدام بعض الأساليب اللبّاقة لإنهاء المكالمة بأسرع ما يمكن دون التضحية بالجودة أو الخروج عن قواعد السلوك الأساسية. بمجرد أن تعتني بالعمل التجاري ، يمكنك الخروج بشكل مهذب ومهذب من المكالمة.
ركز على القضية في متناول اليد. إبقاء المحادثة تتمحور حول الغرض من المكالمة وتجنب الانجراف إلى حديث صغير. إذا بدأ الشخص الذي تتحدث معه يتحول إلى موضوع غير مرتبط به ، فأعد توجيهه برفق إلى المزيد من المشكلات ذات الصلة. لا تخف من المضي قدمًا عند القيام بذلك. إذا كان الشخص الذي تتحدث معه ينجرف إلى موضوع آخر ، فعليك إعادته بالقول "ولكن عن …" وذكّر بالنقطة الرئيسية مرة أخرى. سيسمح هذا للمتصل أن يعرف أن الموضوع المطلوب هو الشيء الأكثر أهمية. اذكر أيضًا أنك "لا تريد أن تتناول الكثير من وقته". هذه طريقة صارمة ، ولكن مهذبة ، للحفاظ على مكالمة هاتفية على المسار الصحيح.
اسأل أسئلة مغلقة بحيث لا يكون هناك أي انحراف عن الموضوع الرئيسي. بدلاً من سؤال ما هو الوقت المناسب للاجتماع ، اسأل "هل سيكون الساعة العاشرة صباحاً وقتًا جيدًا للالتقاء؟" لن تحتوي الأسئلة المغلقة إلا على عدد محدد من الإجابات ، اثنتين أو ثلاث على الأكثر ، وهذا سيبقي المحادثة محددة لهذا الموضوع في متناول اليد.
اجمع المكالمة الهاتفية للتأكد من أنك تعتني بكل شيء. كرر المشكلة وطريقة معالجتها. سريع ، "سأسحب تلك المعلومات وأحصل على تقرير لك بحلول نهاية اليوم" ، ويعزز أنه تم الاهتمام بكل شيء.
اسأل ما إذا كان هناك أي شيء آخر يمكنك القيام به للمساعدة ، أو أي مسائل أخرى حول الموضوع تحتاج إلى مناقشتها. مرة أخرى ، عزّز الغرض من المكالمة ولا تنحرف في موضوعات أخرى. استخدم عبارات مثل "إذن ، هل هذا يحل مشكلتك مع تقرير النفقات؟" ، أو "هل هناك أي شيء آخر يمكنني تضمينه في هذه الحزمة من أجلك؟" عندما تصل مكالمتك إلى نهايتها ، من المرجح أن يعترف الشخص على الطرف الآخر ، لا ، ليس هناك أي شيء آخر في هذا الموضوع لمناقشته.
أشكر المتصل على وقته ، أو للاتصال (حسب الشخص الذي بدأ المكالمة). دعه يعرف أنك ستتابع بأي طريقة مناسبة للوضع. استخدم سريعًا "اجعل يومًا لطيفًا" أو "شكرًا على الاتصال" لإنهاء المكالمة. تجنب الولادات الطويلة التي يمكنك خلالها تبادل الكثير من المجاملات.
نصائح
-
إذا كنت تعرف أن زميلاً معينًا لديه ميل للتحدث طويلاً ، قم بإرسال بريد إلكتروني كلما أمكن لمعالجة القضايا أو طرح الأسئلة.
