من الصعب تتبع نشاط تجاري أثناء نموه. قد يصبح الأمر أكثر إرباكًا عندما تحاول فهم كيفية تغير البنية بمرور الوقت ، على سبيل المثال ، التوسعة أو التغييرات الإدارية. يساعد تخطيط العملية الإدارة على رؤية التغييرات عن طريق رسم بياني. لكي يكون الرسم البياني دقيقًا ، يجب اتباع قواعد معينة في بناء خريطة عملية.
تعريف رموز التخطيط
تحتوي كل خريطة عملية على مجموعة من الرموز التي تمثل مهامًا مختلفة. قبل البدء في بناء خريطة عملية ، يجب تعريف هذه الرموز. الأفران ، على سبيل المثال ، تظهر المدخلات في بداية العملية أو الإخراج في نهاية العملية. توضح الصناديق أو المستطيلات المهام أو الأنشطة التي تحدث أثناء العملية. تظهر الأسهم تدفق الاتجاه ، وتظهر الألماس نقاطًا في العملية عند طرح الأسئلة أو اتخاذ قرار. (على سبيل المثال ، راجع الموارد.)
تحديد العملية
تحديد أين تبدأ العملية وأين تنتهي. عادة ما تتم عملية التخطيط عند تغيير الطريقة التي يقوم بها الأشخاص بعملهم ، على سبيل المثال إضافة عملية آلية ، عندما يتم دمج شركتك مع شركة أخرى ، عندما تقوم بتقديم خط منتج جديد وتحتاج إلى فهم تأثير ذلك لديك على الموظفين والمهام والتقنيات ، وعندما تحاول خفض التكاليف وتحسين الكفاءة. حدد ما تحاول القيام به ، وعندما يبدأ ، وعندما ينتهي واسم خريطة العملية الخاصة بك وفقا لذلك.
قائمة الخطوات
يمكن أن تظهر الخطوات معلومات كافية أو وفرة من التفاصيل. أيًا كان المسار الذي تختاره ، اجعل الصياغة بسيطة. اكتب كل خطوة في شكل "كائن الفعل" مثل "خطة العمل".
إنشاء تسلسل
باستخدام ملاحظات Post-It أو بطاقات الفهرسة ، قم بتعيين الخطوات من اليسار إلى اليمين في شكل رسم تخطيطي. لا تقلق بشأن رسم الأسهم أو الأرقام حتى الآن. يحدث ذلك بمجرد أن تكون لديك فكرة مرئية عن شكل الخريطة.
ارسم المخطط
ارسم الرموز استنادًا إلى القواعد التي حددتها مسبقًا لكل شكل - حيث تمثل الأشكال البيانية الإدخال والإخراج ، على سبيل المثال. بعد وضع الرموز ، ارسم الأسهم. إذا كان هناك شكل يستدعي أكثر من سهم واحد ، فقد تحتاج إلى وضع ماس قرار هناك بحيث عندما تصل إلى هذه الخطوة ، ستعرف أن هناك بدائل تحتاج إلى النظر فيها. في رسم المخطط ، استخدم منهج نموذج النظام ، حيث ترتبط كل خطوة بالخطوة أو النتيجة التالية بواسطة السهم. تأكد من اكتمال النموذج ويتضمن المعلومات ذات الصلة.
