تشير خزانة الملفات عادةً إلى قطعة أثاث مكتبية تخزن الملفات والمستندات. تأتي خزائن الملفات بأحجام مختلفة. يحتوي البعض على أقفال لمنع الوصول غير المصرح به ، في حين أن الخزانات الأخرى سهلة النقل ويمكن الوصول إليها من قبل أي شخص. الشركات التي لديها كميات كبيرة من الملفات ، مثل المستشفيات ، أو مكاتب المحاماة ، أو المدارس ، غالباً ما تحتفظ بخزائن لا تستطيع التحرك بسهولة.
مبادئ
هناك طرق متعددة لتقديم المستندات. لتطوير نهج منتظم ، يجب عليك تحليل المعلومات التي سيتم تخزينها داخل الملفات. عصف ذهني بطرق مختلفة بحيث يمكنك اختيار أفضل طريقة. على سبيل المثال ، إذا احتفظت بسجلات لمورّدي أجزاء السيارات ، فيمكنك حينئذٍ استخدام طريقة أبجدية استنادًا إلى اسم الشركة. يمكنك أيضًا إنشاء طريقة لفصل الموردين حسب المنطقة (على سبيل المثال ، جنوب ، غرب ، شرق ، دولي). إذا كنت تحتفظ بسجلات الزواحف ، فقد تتضمن الطريقة التي تتبعها تنظيم الزواحف بأسماءها العلمية أو تاريخ إنشاء الملف.
إدارة الوثائق
بمجرد تصميم طريقة مرضية ، تأكد من تدوينها حتى يتمكن الآخرون من فهم نظام الملفات ومتابعته. يجب أيضًا التأكد من الحفاظ على الملفات بشكل صحيح ، لأن النظام الخاص بك سرعان ما سيصبح غير فعال إذا كانت الملفات غير كاملة (على سبيل المثال ، بيانات مفقودة) أو مخزنة بشكل غير صحيح (على سبيل المثال ، يتم تجاهل تصنيف الملفات). على سبيل المثال ، إذا كنت تفصل بين الجنسين حسب اللون ، يجب على الأشخاص الذين يقومون بإنشاء الملفات أن يتذكروا التمييز بين الذكور والإناث.
يجب توقع النمو وإضافة خزانات أو مساحة إضافية حسب الحاجة. خلاف ذلك ، سيتم محشو السجلات بإحكام للغاية. ضع في اعتبارك أيضًا كيفية التمييز النشط من الملفات غير النشطة ، وإذا أمكن ، عند تدمير الملفات غير النشطة أو إجادتها.
الاعتبارات
تنفذ العديد من الشركات أنظمة تنظيم المستندات التي تستخدم المستندات الأصلية أو النسخ المطبوعة. ومع ذلك ، قبل إنشاء نظام إيداع جديد ، يجب عليك استكشاف الخيارات الافتراضية. على سبيل المثال ، يمكنك شراء برنامج أو إدخال بيانات في خادم داخلي أو خادم يستند إلى الويب. حتى إذا كان لديك حاليًا نظام حفظ ملفات ، فيجب عليك تقييم وقت وتكلفة نقل البيانات مع توفير التكاليف المحتملة وكفاءة التخزين الرقمي أو المستند إلى الويب. قد تقضي شركات المحاماة التي تستخدم برمجيات إدارة حالات نيدل وقتًا كبيرًا في نقل البيانات ، ولكن بمجرد أن يعمل النظام بشكل كامل ، توجد ميزات لا حصر لها ، مثل القدرة على الوصول إلى الملفات من المواقع البعيدة.
