يعد تخزين المعلومات في خزانات الملفات طريقة رائعة للبقاء منظمين. للحصول على مزيد من التنظيم ، استخدم المجلدات المعلقة لتعليق الملفات في خزانة الملفات. يتم تجهيز معظم أدراج خزانة الملفات بأشرطة على الجوانب بحيث يمكنك تعليق الملفات. تحافظ المجلدات المعلقة على جميع الملفات في وضع مستقيم حتى لا تسقط الأوراق وتضيع في غير موضعها. كما تنزلق الملفات المعلقة على طول الأشرطة في أدراج الملفات حتى تتمكن من الوصول إلى المعلومات بسهولة.
تحقق من خزائن الملفات الخاصة بك للتأكد من إمكانية تعليق الملفات فيها. تأتي بعض خزانات الملفات مع قضبان تعلق على جوانب الأدراج لتعليق الملفات ، بينما يحتوي البعض الآخر على أماكن مدمجة لتعليق الملفات على جانبي الأدراج. قم بتجميع الأشرطة للملفات المعلقة ، إذا لزم الأمر.
شراء صناديق من المجلدات المعلقة من مخزن مخزن مكتب. فهي أكثر ثقلاً من ملفات المجلدات العادية ولديها شريط معدني في الأعلى مع خطافات على كلا الطرفين. كما أنها تأتي في مجموعة متنوعة من الألوان والأحجام. تأكد من الحصول على مجلدات معلقة تناسب خزانة الملفات. على سبيل المثال ، لا تشتري مجلدات ذات حجم قانوني إذا لم تكن خزانة الملفات كبيرة بما يكفي لاحتجازها.
جعل علامات التبويب للمجلدات شنقا. تأتي معظم المجلدات المعلقة مع علامات تبويب بلاستيكية حتى تتمكن من جعل التسميات لهم. قم بتسمية محددة لكل مجلد حتى لا تضطر للبحث عن الأشياء. تسميات تجعل كل شيء منظم للغاية وسهلة الوصول. عادة ما تنزلق الملصقات إلى علامات التبويب البلاستيكية ، ويمكن إدخال علامات التبويب في الفتحات الموجودة في الحافة العلوية الداخلية للمجلدات. اربط علامات التبويب على طول قمم المجلدات بحيث يمكن رؤية كل علامات التبويب بسهولة عند فتح الأدراج.
ضع الأوراق أو المستندات الأخرى في المجلدات. يمكنك وضع المستندات مباشرة في مجلدات التعليق ، أو قد تفضل إيداع المستندات في مجلدات عادية ثم وضع تلك المجلدات في ملفات التعليق.
قم بتخزين المجلدات المعلقة في أدراج خزانة الملفات وتأكد من أن الخطافات الجانبية تلتقط الأدراج. علق المجلدات مع علامات التبويب التي تواجهها. رتبها بطريقة منطقية - بالترتيب الأبجدي أو بالترتيب الزمني ، على سبيل المثال.
