كتابة خطاب عمل داخلي يتضمن فهم جمهورك والتركيز على هدف معين. بغض النظر عن الموضوع ، تعتبر اعتبارات الجمهور والنبرة أمرًا حاسمًا لتجنب الصراع والارتباك والتضليل. لضمان النجاح ، اتبع البنية ، وقم بتضمين كل التفاصيل الضرورية ، وتصحيحها بدقة. يمكن أن يساعدك ذلك على منح نفسك الوقت بين صياغة الرسالة والمراجعة النهائية للحفاظ على الموضوعية وإنتاج الجزء الأكثر فعالية من الكتابة. لذلك ، فإن التخطيط الدقيق وإدارة الوقت هما جانبان مهمان في عملية الكتابة.
إنشاء تحية المناسبة
إنشاء تحية مناسبة لفتح الرسالة بنغمة مناسبة. استخدم "عزيزي" ، "تحية" أو "صباح الخير / بعد الظهر" لفتح الرسالة وإظهار الاحترام والتعاطف مع القارئ. على سبيل المثال: "الزملاء الأعزاء."
قم بإنشاء مقدمة. في المقدمة ، قم بتضمين معلومات حول موضوع الرسالة حتى يفهم القارئ ما يتوقعه. قد يبدو مقدمتك كما يلي:
لقد تساءل العديد منكم عندما سيتم الانتهاء من البناء على مرآب السيارات الجديد لدينا. يسرني أن أبلغكم أنه من المقرر أن يتم الانتهاء من البناء في الأسبوع الأول من شهر أبريل.
اكتب فقرة جسم فعالة وقم بتنظيمها بشكل مرئي للحفاظ على تفاعل القارئ.
تحتوي فقرة النص على معظم المعلومات ، لذلك فإن التنظيم مهم بشكل خاص. استخدم النقاط أو النص الغامق أو التقنيات الأخرى لتسليط الضوء على المعلومات الهامة.
أغلق الرسالة بنهاية حسن النية. هذا ينطوي على إنشاء نغمة مناسبة مع القارئ بشكرهم على وقتهم. كما ينطوي على إدراج المعلومات اللازمة في حال كان للقارئ مزيد من الأسئلة. فمثلا:
شكرا لك على وقتك والصبر. إذا كان لديك أي أسئلة أخرى ، فلا تتردد في الاتصال بالإدارة على عنوان البريد الإلكتروني الوارد أدناه.
اطبع الرسالة وصححه للأخطاء. العثور على أي أخطاء إملائية أو أخطاء في الترقيم أو أخطاء نحوية. استخدم القاموس وقاموس المرادفات لمراجعة الكلمات غير المناسبة أو الصوت غير السليم ، وتجنب التكرار.
نصائح
-
عند الكتابة داخليًا ، تذكر أنه قد يتم مشاهدة المستند الخاص بك وقراءته بواسطة أي شخص في الشركة. لذلك ، حافظ على المعلومات متوازنة وموضوعية ومتاحة ومحايدَة للجنسين.
تحذير
حتى إذا كنت تعرف شركاء عملك أو زملائك بشكل جيد ، تجنب نبرة غير رسمية أو عامية في الكتابة. إن إنتاج وثيقة ذات عمر طويل أمر مهم في التواصل الكتابي ، ومن السهل إساءة تفسير الكلمات والعبارات غير الرسمية بسهولة.
