في عالم المحاسبة ، يتم تسجيل معاملات الدخل والمصروفات باستخدام عملية محددة تم إعدادها لتعقب وتصنيف كل معاملة لسهولة الاسترداد في وقت لاحق. يقوم المحاسبون بتسجيل المعاملات باستمرار ، ويجب أن يكون كل شهر قادراً على تصنيف هذه البيانات وتصنيفها إلى صيغة تنتج مجموعة من البيانات المالية بما في ذلك بيان الدخل والميزانية العمومية للشركة. يتم تسجيل كل قطعة من معاملة مالية معينة في الحسابات التي تستخدم معرفات تسمى رموز دفتر الأستاذ العام.
نصائح
-
غالبًا ما تستخدم الشركات رموز دفتر الأستاذ العام (GL) لتصنيف بيانات المحاسبة بعدة طرق مختلفة. تسمح هذه الرموز للشركة بفرز بيانات المعاملات بحيث يمكن أن تنتج العديد من التقارير المحاسبية المختلفة وتوفر القدرة على تحليل المعاملات المحاسبية للشركة في مجموعة متنوعة من الطرق المفيدة.
ما هو كود GL؟
غالبًا ما تستخدم الشركات رموز دفتر الأستاذ العام (GL) لتصنيف بيانات المحاسبة بعدة طرق مختلفة. يمكن أن تتراوح الرموز من سلسلة بسيطة مكونة من ثلاثة أرقام إلى شفرة تحتوي على أجزاء متعددة ، كل منها يحدد مصنفًا مثل رقم فرعي أو وحدة أعمال أو قسم أو تصنيف آخر.
تسمح هذه الرموز للشركة بفرز بيانات المعاملات بحيث يمكن أن تنتج العديد من التقارير المحاسبية المختلفة وتوفر القدرة على تحليل المعاملات المحاسبية للشركة في مجموعة متنوعة من الطرق المفيدة.
يتم إعداد حسابات رمز GL هذه بترتيب معين ، يتم تحديده من خلال مبدأ المحاسبة المزدوجة القيد. تتحقق رموز GL من أصول مثل النقدية والحسابات المستحقة القبض والمخزون والمعدات والالتزامات وحقوق المساهمين. قد يصل عدد الحسابات في هذا القسم إلى خمسة حسابات ، أو ما يصل إلى 100 حساب أو أكثر ، اعتمادًا على مدى تعقيد الشركة.
تتضمن قائمة حسابات GL أيضًا الحسابات التي تتألف منها قائمة الدخل ، من الإيرادات وحسابات الدخل الأخرى إلى مصروفات التشغيل وحسابات المصروفات غير التشغيلية ، مثل مصروفات الفوائد.
دفتر الأستاذ العام
يعمل دفتر الأستاذ العام للشركة كسجل رئيسي لجميع المعاملات المالية. قد تتضمن GL دفتر الأستاذات الفرعي ، على سبيل المثال ، للحفاظ على السجلات حسب وحدة الأعمال ، والتي تتحد جميعها في دفتر الأستاذ العام. تصبح كل هذه المعلومات الأساس للبيانات المالية للشركة.
يقوم GL بتخزين التفاصيل الخاصة بكل معاملة محاسبية. هذه المعلومات مفيدة عندما يحتاج المحاسب بعد بضع سنوات إلى تذكر السبب في أن الشركة أنفقت مبلغًا كبيرًا غير معتاد من المال على اللوازم المكتبية لمدة شهر واحد ، أو تدفع الشركة فاتورة مرتين عن طريق الخطأ وتحتاج إلى الاطلاع على تفاصيل الدفع فرز المشكلة. يقوم المحاسبون عادة بتدوين الملاحظات في نظام الكمبيوتر عند إجراء معاملات إدخال دفتر اليومية إلى GL للرجوع إليها في المستقبل.
ما هي المدخلات في دفتر الأستاذ العام؟
يتم تسجيل إدخالات دفتر الأستاذ العام المعاملات التي تجعل الشركة التي تنطوي على المال. عادة ما يتم تحويل هذه المعاملات إلى دفتر يومية محاسبية ، ويتم تلخيص هذه المعلومات ونشرها في دفتر الأستاذ العام.
على سبيل المثال ، عندما تشتري شركة اللوازم المكتبية ، فإنها تسجل الأموال النقدية الصادرة عن طريق إدخال دفتر يومية ائتمانية إلى حسابها النقدي في الحساب المالي ، وإدخال دفتر يومية المدينات لزيادة حساب أصول مستلزمات المكتب وإدخال دفتر يومية المدين إلى حساب مصروف المكتب ، والتي سوف تظهر في بيان الدخل.
عند الانتهاء من إدخالات دفتر اليومية ، يقوم المحاسب بنشرها في دفتر الأستاذ العام لاستكمال عملية الإدخال. تحافظ العديد من أنظمة المحاسبة المحوسبة على عملية دخول دفتر اليومية شفافة بحيث تظهر جميع المعاملات مباشرة في دفتر الأستاذ العام.
مخطط الحسابات
تلتزم حسابات GL بترتيب وهيكلة معينين ، يدعى مخطط الحسابات الذي يجعل من الممكن التحقق من أنواع معينة من الأخطاء وإصدار بيانات مالية متسقة ومنظمة. تستخدم الشركات عادةً المحاسبة المزدوجة القيد عند التسجيل في دفتر الأستاذ العام ، ويجب أن تستخدم عمليات الخصم والخصومات المتعثرة لتسجيل كل إدخال.
تسرد القائمة الرئيسية لرموز حساب GL أو جدول الحسابات جميع حسابات الميزانية العمومية ، ثم جميع حسابات بيان الدخل. يمكن للمحاسبين بعد ذلك تشغيل تقرير يسمى ميزان المراجعة ، والذي يوضح كل حساب GL والرصيد المقابل له. بما أن كل معاملة يجب أن يكون لها على الأقل مدخل واحد للدين والائتمان والذي يقابل بشكل مباشر الآخر ، فيجب أن يوضح تقرير ميزان المراجعة أن مجموع جميع الحسابات يساوي صفرًا. إذا لم يحدث ذلك ، فقد يكون الخصم أو الائتمان مفقودًا أو غير مسجل.
