سواء كنت موظفاً لكتابة تقرير لمدير عملك ، أو صاحب عمل يقدم تقاريره إلى مديرك العام ، فإن أفضل أداة هي "لماذا - ماذا - كيف". لماذا تكتب هذا التقرير؟ ما المعلومات التي يحتاج القارئ إلى معرفتها؟ كيف ستعرض توصياتك أو استنتاجاتك؟ سيعطي اتباع هذه البنية تدفقًا منطقيًا للمستند الخاص بك. سيعطي مديرك أو مديرك التنفيذي المعلومات الدقيقة اللازمة لاتخاذ قرار عمل مستنير.
التركيز على لماذا
افهم لماذا تكتب التقرير. من الضروري أن تكون واضحًا في غرض التقرير ، وإلا فقد تصمم كتابتك على الجمهور الخطأ أو تترك معلومات حيوية. طرح الأسئلة إذا لزم الأمر. إذا تم توزيع التقرير على إدارات متعددة ، فكر في ما إذا كان يجب عليك تضمين أقسام فردية تتناول اهتمامات كل قسم.
تقرر ما هي المعلومات التي يجب تضمينها
اجمع المعلومات التي تحتاجها ، مثل البيانات المالية والمخططات والرسوم البيانية. قم بمقابلة الأشخاص الذين تكون آراؤهم ذات صلة بتقريرك. بعد ذلك ، حدد أهم النقاط أو النقاط التي تعتقد أن الجمهور بحاجة إلى معرفتها. ابدأ بكتابة فقرات قليلة تسليط الضوء على النقاط البارزة ، أو قم ببناء المعلومات الخاصة بك في قائمة من النقاط.
قرر كيفية تقديم توصيتك
أعط التقرير عنوانًا. اشرح باختصار تفاصيل المهمة أو سبب كتابة التقرير. صف طريقتك في جمع المعلومات. قم بتنظيم نص التقرير منطقيًا ، على سبيل المثال ، وفقًا للمواضيع الأساسية. تأكد من تضمين معلومات كافية لإثبات أنك حققت في الموضوع بدقة. قم بإنهاء التقرير مع استنتاجك أو توصيتك ، بناءً على النتائج التي توصلت إليها.
إضافة ملخص تنفيذي
عد إلى بداية تقريرك وأضف فقرة أو فقرتين تلخص النقاط الأساسية في التقرير. بدلاً من ذلك ، استخدم النقاط لتكوين أفكارك. قد يكون الملخص التنفيذي هو كل ما يحتاجه رئيسك في العمل للقراءة ، لذا تأكد من تضمين جميع المعلومات ذات الصلة. باختصار ، ما هو التقرير؟ ما هي النتائج الرئيسية؟ ماذا تقترح أو توصي؟ ماذا حدث بعد ذلك؟ عدّل الملخص حتى يقدم جوهر تقريرك في غضون وقت القراءة من دقيقة واحدة أو دقيقتين.
تنسيق التقرير
إذا كان هناك دليل على نمط الشركة ، فتأكد من متابعته. خلاف ذلك ، قم بتهيئة التقرير بأسلوب سهل القراءة ، مما يجعل النسخ سهلة المسح قدر الإمكان. استخدم العناوين الواضحة لفصل المواضيع. هذا يسهل على رئيسك في العمل العثور على الصفحة ذات الصلة في التقرير. فكر في إبراز الحقائق المهمة بالخط الكبير أو الطباعة العريضة. تنظيم أي بيانات مالية أو مواد مطبوعة أو مستندات داعمة أخرى في ملحق في نهاية التقرير.
فحص وتدقيق
تحقق من التقرير عن التهجئة والقواعد الصحيحة. تعتبر عمليات التدقيق الإملائي والتدقيق النحوي على الإنترنت مفيدة ولكنها لا تسمح دائمًا بسياق.إذا كان ذلك ممكنًا ، اطلب من أحد الأشخاص تدقيق التقرير باستخدام عين خرزية عن الأخطاء. اطلب من مدقق لغوي انتقاد التقرير بشكل عام. هل تركت فكرة غير مكتملة؟ هل استخدمت مصطلحات الصناعة باستمرار؟ هل هذا سهل للفهم؟ لا تحاول الإبهار بمفرداتك النجمية - جاهد من أجل الوضوح بدلاً من ذلك.
