إذا كانت وظيفتك تستلزم جلسات إحاطة دورية للمديرين أو القيادات العليا في وظائف القسم الخاص بك ، فمن المحتمل أن تقوم بتقسيم هذه المهمة إلى أرباع ، أو أجزاء من ثلاثة أشهر. تستخدم العديد من المؤسسات فترات زمنية ربع سنوية لعمليات المحاسبة والتمويل ، لذا ستحتاج إلى إحاطة إعلامية تطابق هذا الإطار الزمني. يجب أن يتضمن التقرير ربع السنوي ملخصًا تنفيذيًا ومعلومات حول التقدم في الأعمال ، والتركيز ، والتحديات والأهداف التي تم تحقيقها خلال تلك الفترة. يمكنك حتى تضمين المراجع القصصية التي يمكن أن تجلب تقريرك إلى الحياة من خلال الأحداث الفعلية التي حدثت خلال هذا الربع.
دراسة التقارير الفصلية السابقة
إذا كان هذا هو التقرير الفصلي الأول الذي تكتبه ، فراجع التقارير السابقة - التقارير الفصلية أو السنوية. قد تكون هناك معلومات نهاية السنة التي ترغب في نقلها إلى هذا التقرير ربع السنوي. أيضًا ، قد يكون هناك تنسيق مفضل لتقريرك ربع السنوي. ربما يكون من الجيد أن تقوم بتضمين معلومات إضافية ذات صلة ؛ ومع ذلك ، التزم بنفس التنسيق ما لم يُطلب غير ذلك. إذا لم يكن لديك بالفعل قالب من التقارير السابقة ، فأنشئ واحدًا ، لذلك لا تعيد إنشاء هذه الخطوة في الربع التالي.
تحديد مصادر المعلومات الخاصة بك
ما لم يكن التقرير الفصلي ضمن صلاحياتك فقط ، فمن المحتمل أنك ستحتاج إلى معلومات من مصادر أو إدارات أخرى. على سبيل المثال ، إذا كان تقريرك يتطلب بيانات مالية ، فيمكنك التواصل مع قسم المحاسبة أو المالية وطلب البيانات التي تحتاجها لهذا الربع. إذا كانت هناك بيانات متاحة للربع السابق ، فاطلب ذلك أيضًا إذا كنت ترغب في إجراء مقارنات بين ربعين.
مراجعة موضوعات الأعمال للإبلاغ
اجمع معلومات حول موضوعات العمل التي تراجعها في تقريرك الربع سنوي. على سبيل المثال ، إذا كنت مديرًا استشاريًا لمشروع الشركة وكان الغرض من التقرير هو تحديث فريق القيادة بشأن التقدم في العديد من المشاركات المختلفة ، ففكر في إدراج اسم كل عميل ، متبوعًا بنوع المشاركة كمواضيع فرعية مثل هذا:
- اسم العميل ، نوع المشاركة ؛ على سبيل المثال ، التدريب التنفيذي
- اسم العميل ، نوع المشاركة ؛ على سبيل المثال ، ورشة عمل تطوير الفريق
- اسم العميل ، نوع المشاركة ؛ على سبيل المثال ، التقييم التنظيمي
لكل موضوع فرعي ، قدم وصفاً موجزاً للمشاركة ، بما في ذلك الأفراد المعينين لكل واحد. إذا كنت مدير المشروع ، قم بتضمين اسمك واسم العميل الذي قمت بالاتصال به خلال هذه الفترة ، بالإضافة إلى وصف لأنشطتك كمدير للمشروع. وصف الأنشطة الأخرى المتعلقة بالمشاركة ، مثل عدد الساعات التي عمل فيها كل مستشار معين والأهداف والأهداف والإنجازات لكل مشاركة. على سبيل المثال ، يمكنك الكتابة ،
"قام مستشار المؤسسة ABC John Doe بإنشاء أنشطة لتطوير فرق العمل في ورشة عمل في 1 فبراير 2019. هدف ورشة العمل هو مراجعة النتائج من التقييم التنظيمي الذي أجري في 1 ديسمبر 2018 ، وتسهيل الأنشطة لإعادة ربط أعضاء الفريق بالمهمة التنظيمية. "
يجب أن تكون القاضي بشأن مقدار التفاصيل التي يجب عليك تقديمها ، استنادًا إلى طول تقريرك ربع السنوي وشكله. يشكل هذا القسم العنصر السردي في تقريرك.
جداول البيانات مفيدة
بالإضافة إلى كونها مفيدة في تقديم صورة مالية لتقريرك الربع سنوي ، فإن جداول البيانات محل تقدير من قبل القراء المعنيين حول الحد الأدنى. لست بحاجة إلى تضمين صفحات متعددة مع تقريرك السرد ، ولكن التصوير الكمي للأنشطة الفصلية يعطي قراؤك لمحة سريعة عن التقدم في مجال الأعمال في منطقتك. باستخدام نفس المثال ، إذا كنت تُبلغ عن العديد من المشاركات ، فقد يعكس جدول البيانات ميزانيتك المبدئية ، وحرق التحليل ، والتكاليف حتى تاريخه ، والميزانية التقديرية للإكمال بالدولار والنسب المئوية.
اكتب المقدمة والخاتمة
بمجرد تجميع كل المعلومات لتقريرك وإعداد مسودة ، اكتب مقدمةك واستنتاجك. يجب أن تتضمن المقدمة فترة تقريرك ومصادر المعلومات والقسم أو المشاريع والجمهور. إذا كان تقريرك طويلًا أو معقدًا ، فاكتب ملخصًا تنفيذيًا يحتوي على أكثر المعلومات ملاءمة في ملخص من صفحة واحدة. يجب أن يكرر الاستنتاج أبرز النقاط خلال هذا الربع ، بالإضافة إلى توضيح أي مشكلات ملحوظة خلال الربع والتوقعات للربع التالي.
