يعتبر التقرير السنوي غير الربحي أكثر فعالية عندما يتم كتابته وتصميمه مع مراعاة أهمية الوثيقة واستخدامها. تعمل الوثيقة بمثابة بطاقة تقرير ، والاعتراف بالجهات المانحة وغيرها من الداعمين ، وهي فرصة لمشاركة المعلومات مع المجتمع غير الربحي وأداة تسويقية لجذب أنصار جدد. يبحث قراء التقرير السنوي عن كمية ونوعية ومعلومات النتائج حول البرامج والعملاء والدخل. تتضمن التقارير السنوية الجيدة التصميم توازناً بين السرد والصور الفوتوغرافية والقوائم والرسوم البيانية للبيانات المالية. يحكي تقرير سنوي مكتوب بشكل جيد القصص الفردية وراء المخططات الدائرية وقوائم المانحين.
حدد محتوى تقريرك السنوي. سواء كان المنشور عبارة عن مجلة سميكة أو لامعة أو رسالة إخبارية من أربع صفحات ، سيبحث القراء عن معلومات محددة في تقريرك السنوي: رسالة من صفحة واحدة من رئيس مجلس الإدارة غير الربحي أو المسؤول التنفيذي ، تقارير عن الإنجازات التنظيمية والتقارير الواردة من برامج خاصة أو أقسام رئيسية ، تقارير مالية ، قائمة بأعضاء مجلس الإدارة والموظفين الرئيسيين ، وقائمة المانحين مرتبة حسب المبلغ والحرف الأبجدي حسب الاسم.
استخدم كتابة واضحة وبسيطة ونزيهة بنبرة مهنية غير رسمية. وضّح الحقائق بوضوح واستخدم نغمة مريحة وشخصية للكتابة عن الإنجازات والقصص الشخصية التي تصف التأثير على العملاء والمجتمع.
اختر الكلمات في كتابتك التي تنقل الإيجابية والفخر والالتزام بمهمتك. تجنب الكتابة الدرامية دون داع ، ولكن شارك المعلومات التي تشرك القارئ وتناشد المانحين الذين يشعرون بالشراكة في عملك. على سبيل المثال ، اطّلع على قصة عميل واحد لوصف إنجازات أحد البرامج وربط الأنشطة بمهمة منظمتك.
تضمين زوجين من الأشرطة الجانبية لإبراز بيانات مهمة من تقارير البرامج ، مثل تقسيم العملاء حسب العمر والعرق أو المشاركين في برنامج البحث عن الوظائف وحالتهم في نهاية العام. تساعد هذه المعلومات المختصرة القراء على فهم الحد الأدنى من المقالات وإضافة منظور إنساني أيضًا.
قم بإعداد المرئيات لمعلوماتك المالية باستخدام البيانات الموجودة في تقريرك المالي لعرض الاتجاهات والإجماليات والملخصات. على سبيل المثال ، قم بإنشاء مخطط دائري يعرض النسبة المئوية للميزانية المستخدمة من قبل كل قسم أو رسم بياني شريطي يوضح التغييرات في التبرعات خلال السنوات الأربع الأخيرة. استخدم مربع نص لإدراج إجمالي الأموال التي تم تلقيها من أنواع مختلفة من الجهات المانحة ، مثل المؤسسة والفرد. توفر الصور المالية للقراء لقطات لا تنسى.
اختر الصور التي ستستخدمها للمساعدة في سرد القصص. يمكنك استخدام صور لمنزل ساعدت مؤسستك على بنائه ، أو طلاب في برنامج ما بعد المدرسة ، أو حيوانات في ملجأ الإنقاذ الخاص بك ، أو أشجار مزروعة في مدارس المنطقة أو موظفون يقومون بتنظيم مسيرة.
نصائح
-
اختر التنسيق استنادًا إلى طول ومحتوى التقرير السنوي. قد يستفيد التقرير المطول من الأقسام ، مثل البرامج والإنجازات والمالية والمانحين. قد تختار تقسيم النص عن طريق تفريغ الصور والرسومات عبر سرد قيد التشغيل مفصولة فقط بالعناوين.
يهتم قارئ التقارير السنوي النموذجي بالرسالة الواردة من المدير التنفيذي أو رئيس مجلس الإدارة ، واسم القارئ على قائمة المتبرعين ، والتسميات التوضيحية للصور والمجاميع المالية ، وفقًا لما ذكره Board Café على موقع Blue Avocado الإلكتروني.
