مع توسع أعمالك وتصبح أكثر نجاحًا ، قد يصبح نظام حفظ الأوراق الخاص بها مملاً وغير عملي. هذا هو السبب في اختيار العديد من أصحاب الشركات لاستخدام قاعدة بيانات. على الرغم من أن قواعد البيانات تساعد على جعل المنظمات تعمل بسلاسة أكبر ، إلا أنها لا تخلو من العيوب. يمكن أن يكون تصميم قاعدة البيانات مكلفًا ومستهلكًا للوقت. المشاكل الفنية يمكن أن تؤدي إلى أضرار واسعة النطاق. أيضا ، يجب على الشركة قضاء بعض الوقت تدريب الموظفين على استخدام قاعدة البيانات الجديدة.
الوقت المستهلكة في التصميم
يمكن أن يكون التحويل من الملفات الورقية إلى نظام قاعدة البيانات الإلكترونية أمرًا معقدًا وصعبًا ومستهلكًا للوقت. يجب اتباع عدة خطوات عند التبديل إلى قاعدة بيانات. يجب على قائد المشروع تحديد الغرض من قاعدة البيانات وجمع كل المعلومات التي تحتاج إلى تنظيم. يجب على مصمم قاعدة البيانات إنشاء الجداول اللازمة التي تقسم المعلومات ، وتحديد المفاتيح الأساسية ، وإعداد علاقات الجدول ، وتحسين التصميم وتطبيق قواعد التطبيع التي تمنع الحفاظ على المعلومات المتكررة في أماكن متعددة. اعتمادًا على مستوى المهارة ، قد يستغرق تصميم قاعدة البيانات عدة أيام إلى عدة أسابيع.
مشاكل تقنية
من حين لآخر ، قد تواجه قاعدة البيانات أخطاء تؤدي إلى إتلاف جميع المعلومات الموجودة بها تقريبًا. على عكس الملفات الورقية ، إذا حدث خطأ في قاعدة البيانات ، فيمكن أن يكون له تأثير الدومينو. يمكن أن تؤدي الحسابات الخاطئة الصغيرة إلى الحاجة إلى إجراء إصلاح شامل للنظام. النسخ الاحتياطي العادية حاسمة للحد من احتمالات الضرر.
تكلفة
قد يكون التحويل إلى قاعدة بيانات مكلفًا جدًا. سوف يتحمل مالك الشركة عدة تكاليف. كلما كان تصميم قاعدة البيانات أكثر تعقيدًا ، زادت تكلفة ذلك. يجب على الشركة شراء حزمة البرامج التي توفر أقصى قدر من المرونة لقاعدة بيانات مصممة خصيصا وتسمح بالنمو. في كثير من الحالات ، يتعين على صاحب العمل توظيف موظف محترف لضمان القيام بالمهمة بشكل صحيح. يجب أن تستثمر ما يكفي في التخطيط لهيكل قاعدة البيانات لضمان أفضل أداء.
التدريب مطلوب
يعني التحويل إلى قاعدة بيانات أنه يجب على مالك الشركة تدريب الموظفين على استخدام البرنامج الجديد. يجب أن يأخذ الموظفون بعض الوقت بعيداً عن وظائفهم الوظيفية المعتادة ليتم تدريبهم. قد يتعين على صاحب العمل أيضًا تعيين مدربين لقيادة فصول التدريب. قد يكون بعض الموظفين مقاومة للتكنولوجيا الجديدة. يمكن أن تستغرق جلسات التدريب من عدة ساعات إلى عدة أيام ، ويمكن أن يستغرق الاعتماد الكامل للتكنولوجيا وقتًا أطول من ذلك بكثير. اعتمادًا على الوقت الذي يستغرقه الموظفون لتعلم كيفية التنقل في النظام ، قد يؤدي التدريب والتبني إلى بطء الإنتاجية.
