عندما تدير أو تدير شركة تعتمد إلى حد كبير على شراء اللوازم أو المواد الخام ، عليك أن تتعرف على عملية الشراء. تتضمن عملية الشراء عددًا من الخطوات التي تضمن حصولك على العناصر المناسبة عند الحاجة إليها. التخطيط للمستقبل ، بحيث تتم عملية الطلب بسلاسة.
القرارات الأولية
تتمثل الخطوة الأولى في عملية الشراء في تحديد ما تحتاج إليه ، فضلاً عن التكرار الذي ستحتاج إليه مع العناصر الخاصة بنشاطك التجاري. على سبيل المثال ، إذا كنت تخطط لطلب مستلزمات مكتبية ، فقرر ما إذا كنت تريد إعادة الترتيب كل أسبوع ، كل شهر أو فقط عندما تصل إلى مستوى مخزون معين. يجب عليك أيضًا تحديد المبلغ الذي يمكنك إنفاقه على العناصر التي تحتاج إلى شرائها حتى تتمكن من التفاوض بشأن الأسعار مع الموردين.
اتصل الموردين
بمجرد معرفة ما تحتاجه ، يجب عليك الاتصال بالموردين الذين يمكنهم توفير ما تحتاجه. استدعاء مجموعة متنوعة من الموردين لطلب كتالوج أو ورقة السعر بالتفصيل العناصر المختلفة في قائمتك. يجب التفاوض على ترتيب الموردين مع كل شركة ترغب في طلبها لتحديد الشروط المحددة للاتفاقية. تشمل الشروط من سيدفع مقابل الشحن ، أو جدول الخصم ، أو تكلفة كل بند ، وعدد الأيام التي يمكنك الانتظار لدفعها للطلب (عادةً ما يكون 30 يومًا أو أكثر).
إرسال طلب الشراء
بمجرد معرفة ما تريد شراءه ، فإن الخطوة التالية هي إرسال طلب الشراء الخاص بك إلى المورد. أمر الشراء هو نموذج يسرد معلومات نشاطك التجاري بالإضافة إلى معلومات المورد بالإضافة إلى قائمة مفصلة كاملة بالعناصر التي ترغب في طلبها. يمكنك إرسال طلب الشراء عبر البريد أو الفاكس أو البريد الإلكتروني.
إرسال الدفع
بعد استلام طلبك من المورد ، يجب أن تحقق جانبك من اتفاقية الشراء. يرسل لك المورد فاتورة تدرج المبلغ الإجمالي المستحق ، والذي يقتبس تاريخ استحقاق الدفع وفقًا للاتفاقية الأولية الخاصة بك. أرسل دفعتك إلى المورد في الوقت المحدد في ترتيبك عبر شيك تجاري أو بطاقة ائتمان. تأكد من أنك قد تلقيت جميع العناصر المطلوبة قبل سداد الفاتورة.
