يتطلب تبسيط عملية الشراء إنشاء خطوات شراء محددة لتقليل الوقت بين وقت طلب الشخص لأحد العناصر ومتى يتلقاها. استنادًا إلى عملية الشراء الحالية ، يمكنك تنظيم نظامك من خلال تغيير الأشخاص المتورطين في ذلك ، ومنحهم مزيدًا من السلطة الشرائية ووضع سياسات مورِّدة محددة.
تحديد نقاط الضعف
تتمثل الخطوة الأولى في تبسيط عملية الشراء في تحديد سبب رغبتك في القيام بذلك. قد تكون زيادة في الإنفاق. قد يكون الموظفون أقل إنتاجية لأن عليهم الانتظار للحصول على المعدات التي يحتاجون إليها. قد لا يشعر عملاؤك بالرضا لأنك لا تستطيع الحصول على المواد بسرعة كافية لتنفيذ الطلبات. قد تتسبب نماذجك أو حتى عدم كفاءة الأوراق في حدوث اختناقات. بمجرد معرفة مشاكل الشراء الخاصة بك ، يمكنك فحص العملية الخاصة بك لمعرفة ما قد يسبب المشكلة.
المركزية أو اللامركزية
إحدى طرق تبسيط عملية الشراء هي جعلها مركزية مع شخص واحد أو قسم. فبدلاً من ذهاب أحد الموظفين إلى مدير القسم الخاص بها ، الذي يذهب بعد ذلك إلى مدير العمليات الرئيسي ، الذي يذهب بعدها إلى المدير المالي ، يسمح للموظفين بتقديم الطلبات مباشرة إلى وكيل مشتريات واحد. يمكن أن يقلل ذلك من الوقت المستغرق في الحصول على عمليات الشراء المعتمدة نظرًا لأن شخصًا واحدًا مسؤول عن المخطط الزمني.
إذا كان لديك بالفعل هذا النوع من عملية الشراء المركزية ، فقد تكون هذه مشكلتك. يمكن أن يحدث هذا عندما يكون وكيل الشراء مكتظًا بالطلبات التي يتعين عليه البحث عنها. إذا كانت هذه هي الحالة ، ففكر في أن يكون رؤساء الأقسام موافقين على عمليات الشراء أولاً ، ثم يقومون بعد ذلك بتقديمها إلى قسم الشؤون المالية. لتحقيق أقصى استفادة من هذا النوع من الأنظمة ، قم بإنشاء تاريخ "استحقاق" لجميع نماذجك للتأكد من معرفة جميع المشاركين عند استحقاق أمر ما ومعرفة أنهم سيحاسبون.
زيادة سلطة الشراء
طريقة أخرى لتبسيط الشراء هي إعطاء المزيد من الموظفين السلطة للقيام بالشراء. يمكن أن يؤدي هذا إلى زيادة الإنفاق إذا لم تضع معلمات محددة ، مثل السلع والخدمات التي يمكن لموظف معين شراؤها ، والحد الأقصى لمقدار المشتريات التي يمكنه إجراؤها والموردين الذين يمكنه استخدامها. ضع في اعتبارك السماح للموظفين بالقيام بعمليات شراء صغيرة ، خاصة تلك العادية التي يتم الموافقة عليها عادة ، مثل اللوازم المكتبية. إذا كان بإمكانك التحكم في استخدام بطاقة ائتمان الشركة من قبل الموظفين الأفراد ، فأصدر البطاقات للموظفين ذوي السلطة الشرائية ، مما يسمح لهم بإجراء عمليات الشراء عبر الإنترنت أو الطوب أو الهاون دون الحاجة إلى طلب شيك أو شراء بطاقة ائتمان من قسم المحاسبة. إنشاء سياسات صارمة للشركة لاستخدام بطاقة ائتمان الشركة.
قبل الموافقة على البائعين
إذا كان الموظفون بحاجة إلى البحث وتأكيد البائعين في كل مرة يقومون فيها بالشراء ، قم بإنشاء قائمة بالموردين المعتمدين الذين يمكنهم استخدامها. يساعد هذا على ضمان العمل مع الموردين الذين تعرفهم وقد يؤدي إلى شراء كميات كبيرة يمكن أن تؤدي إلى تخفيضات على الموردين. قم بإعداد نظام الشراء مع الموردين المعتمدين بحيث لا يضطرون إلى تشغيل تقرير الائتمان الخاص بك في كل مرة يقوم فيها الموظف بالشراء. امنح البائعين قائمةً بالموظفين الذين يمكنهم إجراء عمليات شراء ، أو استخدم شركة تشتري الرمز الذي تحدده لاختيار الموظفين. إن طلب نموذج طلب أو نموذج يمكن للموظفين استخدامه عندما يحتاجون إلى الحصول على عروض أسعار متعددة في مهمة ما ، سيساعد على تبسيط العملية من خلال إلغاء الحاجة إلى قيام الموظفين بإنشاء مستندات عروض الأسعار.
تحسين جدولة الشراء
إذا كنت تعرف مقدمًا ، فأنت بحاجة إلى شراء سلع وإمدادات محددة ، وجدول هذه المشتريات في الأوقات البطيئة في شركتك ، في وقت مبكر. يمكن أن يساعد هذا على تقليل عمليات الشراء التي تضيع في بحر من الأعمال الورقية ، مما يتطلب استفسارات على مستوى الأقسام والطلبات العاجلة. اطلب من مديري الأقسام تقديم طلبات الشراء ربع السنوية ، بما في ذلك تواريخ التسليم ، وجعل وكيل الشراء الخاص بك إنشاء تقويم لإجراء عمليات الشراء.
