سواء كنت تبيع أدوات أو تقدم خدمات وخبرات ، فإن الرسائل التي تطلب الدفع على حساباتك السابقة كانت جزءًا ضروريًا من ممارسة الأعمال. في بعض الأحيان ، يحتاج الناس ببساطة إلى تذكيرهم بدينهم. وفي أحيان أخرى ، قد يتجنب العملاء التزاماتهم. في الحالة الأولى ، يمكن لهذه الرسائل تسريع دفع المبلغ المستحق ؛ في الحالة الأخيرة ، يمكنهم المساعدة في توضيح الخطوات التي اتخذتها قبل السعي إلى جهود تحصيل رسمية ، مما قد يساعدك على الانتصار في المحكمة. في جميع الحالات ، ينبغي صياغة الرسائل بشكل واضح وموجز وبأسلوب مهذب مهني
اذكر الرصيد المستحق
يجب أن يذكر القسم التمهيدي من الرسالة بوضوح الرصيد المستحق. بعد تحية بسيطة (مثل "عزيزي السيد سميث") ، افتح الرسالة عن طريق تذكير القارئ بحرارة بالمبلغ المحدد المستحق. استخدم بيانًا مثل "هذه الرسالة لتذكيرك برصيدك المستحق المستحق لشركة ABC Corporation. تشير سجلاتنا إلى أن تاريخ استحقاق حسابك قد بلغ 56.39 دولارًا. "قبل صياغة هذا القسم من الرسالة ، تحقق من المبلغ المحدد المستحق مع حساباتك الدائنة. أرفق نسخة من الفاتورة المعلقة بالحرف وقم بالإشارة إلى المرفق في هذا القسم.
وصف أشكال السداد المقبولة
ووفقًا لطبيعة الدين ، وسياسات حسابات نشاطك التجاري المدفوعة ومدى سرعة رغبتك في استرداد الأموال المستحقة ، فإن طريقة الدفع المقبولة هي تفاصيل مهمة أخرى يجب توضيحها بوضوح. ومن الواضح أن النقد في الصندوق أسرع من انتظار أن يتم مسح الشيك الشخصي ، ولكن اعتمادًا على المبلغ قد لا يكون من الممكن المطالبة بالسداد بهذه الطريقة. وبالمثل ، لا تقبل كل الأعمال بطاقات الائتمان ، وقد تقبل الشركات بطاقة مصدر واحد وليس بطاقة أخرى. في أي حال ، قم بتضمين عبارة مثل "قد يتم الدفع نقدًا أو بشيك أو بطاقة ائتمان. نحن نقبل فيزا أو ماستركارد. يمكن إجراء الشيكات إلى الحسابات الدائنة ".
بوضوح الدولة الموعد النهائي
لا تترك الطلب على مهلة السداد مفتوحة للتأويل. استخدم بيانًا مثل "الرجاء تحويل هذا الرصيد خلال 10 أيام عمل أو الاتصال بمكتبنا على الفور لإجراء عملية دفع عبر الهاتف". إن تحديد موعد نهائي لا يكرر فقط الشعور بالإلحاح لدى القارئ ، بل يمنحك أيضًا إطارًا زمنيًا يمكنك أن تتوقع الدفع ويسمح لك بالنظر في ما يجب فعله بعد ذلك إذا لم يتم تقديم الدفع داخل هذه النافذة.
عواقب الدولة للتأخير
إذا كانت هناك أي عواقب لتأخير آخر في الدفع ، فأذكرها في نهاية الرسالة. ومن العواقب الشائعة الشروع في اتخاذ إجراء قانوني رسمي لاسترداد المبلغ في المحكمة. قد تكون عواقب أخرى رفع النزاع أعلى في المنظمة أو وقف الخدمات. إذا كان الخطاب تحذيرًا نهائيًا ، فاستخدم عبارةً مثل "هذا هو الإشعار النهائي الذي ستتلقاه. إذا لم نتسلم الدفع الكامل في غضون 10 أيام من تاريخ هذه الرسالة ، فسوف نسعى للحصول على جميع التعويضات القانونية المتاحة لاسترداد هذا الدين."
