توفر خطة السداد المعتمدة مسبقًا ، والمعروفة باسم PAPP ، الراحة لعملائك بالإضافة إلى قسم الفوترة الخاص بك. من خلال السماح لشركتك بنقل مبلغ محدد من الأموال من حساب التدقيق أو التوفير في تاريخ محدد مسبقًا ، لا يتعين على عملائك التعامل مع متاعب إجراء دفعات دورية. وبالمثل ، يعمل هذا الترتيب على تحرير إدارة الفوترة من إصدار الفواتير وبعض عمليات معالجة الدفع. نظرًا لأنك تحتاج إلى تفويض كتابي للوصول إلى حساب يملكه عميل آخر ، فيجب عليك تأمين الوصول إلى الحساب كتابيًا باستخدام نموذج PAPP.
جمع معلومات العملاء الأساسية. أقسام التنسيق على النموذج للعملاء لإدخال أسمائهم ورقم هاتف الشركة وعنوان الفواتير على نموذج PAPP. قم بتضمين حقل لكافة معلومات العميل التي يحتفظ بها قسم الفوترة لكل عميل.
اجمع المعلومات حول الحساب الجاري من خلاله العميل الذي يصرح بالدفع. اجمع اسم وعنوان البنك ، ورقم التوجيه - أول رقم من تسعة أرقام موجود في الركن السفلي الأيسر من الشيك - ورقم الحساب المصرفي - سلسلة الأرقام التي تتبع رقم التوجيه. تستنبط البنوك أنظمة ترقيم الحسابات الخاصة بها ، لذا فقد تكون طويلة.
اجمع شيكًا فارغًا من العميل لتأكيد معلومات حساب التدقيق.
تقديم بيان مكتوب يفوض شركتك بإجراء عمليات سحب من الحساب المحدد حسب الحاجة. إذا بقي تاريخ الفاتورة ومبلغ الفاتورة ثابتًا ، فاترك الفراغات للعميل أو وكالة الفوترة لإكمالها. ستتم قراءة بيان العينة: "أخول بموجب هذا (اسم الشركة) الخصم من حسابي مقابل $ ** _ على ال** _ من كل شهر. أشهد بأن لديّ صلاحية تفويض عمليات الخصم من الحساب المدرج أعلاه ، وأن أوافق على البنود والشروط الواردة في هذه الاتفاقية ".
توفير مساحة للعملاء لتوقيع وتاريخ البيان لتخويل حسابك.
قم بتضمين أي بنود وشروط قد تحتاجها في قسم "البنود والشروط". قد تتضمن هذه البنود أحكامًا تتطلب من العميل تحمل مسؤولية أي رسوم تم إرجاعها أو رفضها وتقديم إخطار بتغيير تفاصيل الحساب قبل أسبوع من تاريخ الفاتورة ، بالإضافة إلى بنود المخطط التفصيلي لشركتك أو العميل لإلغاء الاتفاقية مع إشعار خطي.
تحذير
على الرغم من أنه يجب عليك الاحتفاظ بالنسخة الأصلية من اتفاقية PAPP ، فيجب الاحتفاظ بها في مكان آمن من أجل الحفاظ على أمان معلومات العملاء المالية من أولئك الذين ليس لديهم إذن باستخدامها.
