محاضر الاجتماعات تؤرخ الإجراءات المتخذة خلال الاجتماع. يتبع هذا الشكل قواعد النظام من روبرت ويستخدم لكل شيء من اجتماعات النادي والأعمال إلى الاجتماعات الحكومية. بالنسبة للاجتماعات السنوية لرابطة أصحاب المنازل (HOA) ، يقدم المحضر محضرًا للقرارات والإجراءات الصادرة عن مجلس إدارة المنتدى. من خلال تدوين الملاحظات وتسجيل الاجتماع ، يمكن لأمين مجلس الإدارة تسجيل الدقائق بدقة بعد الاجتماع. يجب ترك الرأي خارج الدقائق لإبقاء الوثيقة موجزة وموضوعية.
استخدم أجندة الاجتماع لإنشاء مخطط تفصيلي لموضوعات الاجتماع. ضع قائمة بالموضوعات واترك مساحة لملاحظاتك.
تدوين الملاحظات في الاجتماع فيما يتعلق بالحضور والحركات والقرارات والمواضيع التي نوقشت خلال الاجتماع. لاحظ من قال ما يمكن أن تنسبه بشكل صحيح. يمكنك استخدام مسجل صوت لتجنب فقدان أي شيء. ملاحظاتك يجب أن تلخص المناقشة. اكتب وقت وتاريخ الاجتماع ووقت نهاية الاجتماع.
اكتب الدقائق بالبدء باسم HOA واسم الاجتماع. قائمة الذين حضروا والذين كان غائبا. حدد أعضاء مجلس الإدارة حسب العنوان والاسم. سجل وقت وتاريخ الاجتماع.
ضع قائمة بالموضوعات التي تمت مناقشتها وتضمين أي اقتراحات أو تصويتات وقرارات لكل موضوع. قائمة أي حقائق المقدمة ، وترك الرأي والتخمين.
إرفاق أي تقارير قدمت في الاجتماع. قائمة أنها قدمت في الدقائق.
العناصر التي ستحتاجها
-
دفتر
-
قلم
-
مسجل صوت (اختياري)
-
الحاسوب
-
جدول أعمال الاجتماع
