يساعد نظام الترقيم للسياسات والإجراءات المستخدمين في التنقل من خلال دليل مستند إلى الورق أو عبر الإنترنت. يوفر النظام الموحد كلاً من التنظيم المنطقي ويضمن للمستخدم إمكانية العثور على المعلومات دون الحاجة إلى مسح كل صفحة وعنوان. تعتبر الإدارة الإدارية ونظام الترقيم الرقمي أو الأبجدي من الطرق البسيطة والفعالة للتأكد من أن السياسة أو الإجراء لا يمكن أن يكون لهما سوى مكان واحد محتمل في الدليل.
تخطيط السياسة وترقيم الصفحات
تنظيم السياسات أبجديا ، بما في ذلك كل فصل منفصل ، ورقم كل فصل باستخدام رقم مركب ، مثل 1.0 و 2.0. على سبيل المثال ، إذا كانت سياسة إدارة الموارد البشرية تحتل الفصل الخامس ، استخدم "5.0 - الموارد البشرية" كعنوان الفصل. قم بترقيم الصفحات داخل كل فصل بترتيب تسلسلي ، وليس بالترتيب التسلسلي من البداية وحتى نهاية الدليل.
الترقيم للإجراءات
إنشاء أرقام للإجراءات بإلحاق أرقام الفصل. على سبيل المثال ، إذا كانت "5.0 - الموارد البشرية" تشتمل على ستة إجراءات ، قم بترقيمها من 5.1 إلى 5.6 ، وتضمين اسم كل إجراء. استخدم المسافة البادئة والأحرف الصغيرة والأحرف الصغيرة لتحديد الحالات والخطوات الفرعية داخل كل إجراء. على سبيل المثال ، إذا كانت إجراءات الإنهاء تشغل الموضع 5.2 ، فاستخدم الحروف "a و b و c" لتحديد الخطوات في إنهاء الموظف. إذا كانت أي من هذه الخطوات تتضمن خطوات فرعية ، فحددها باستخدام أرقام رومانية صغيرة مثل "i، ii، iii".
اعتبارات نظام الترقيم
على الرغم من أن نظام الترقيم الجيد يسمح بالمراجعات ، إلا أنه ليس مضمونًا تمامًا فيما يتعلق بالإضافات. إذا كان ذلك ممكنًا ، فعليك بتجميع الدليل وإنشاء نظام الترقيم فقط بعد الانتهاء من إنشاء جميع السياسات والإجراءات اللازمة. بخلاف ذلك ، ستحتاج إلى إضافة سياسات جديدة في نهاية الدليل أو إعادة إدخال كل شيء للحفاظ على الترتيب الأبجدي.
