كيفية إنشاء دليل السياسات والإجراءات عبر الإنترنت

إن توفر دليل السياسات والإجراءات عبر الإنترنت يتيح لأي موظف عرض السياسات والإجراءات في أي وقت دون الحاجة إلى القلق بشأن التحديثات الأخيرة. يتجنب compay طباعة عدة نسخ ورقية حسب الحاجة للإدارات المختلفة. تتمثل الخطوة الأولى في كتابة دليل السياسات والإجراءات ، والخطوة التالية هي إنشاء حساب مجاني باستخدام محرّر مستندات Google ، وهو واجهة على الويب تسمح لأحد الأعضاء بتحميل المستندات ومشاركتها مع الآخرين. ثم تحميل المستند وتعيين مستويات الأذونات لأولئك القادرين على عرض المستند.

العناصر التي ستحتاجها

برنامج معالجة الكلمات مثبت على جهاز الكمبيوتر
اتصال الإنترنت
عنوان بريد الكتروني

افتح مستندًا جديدًا في تطبيق برمجي لمعالجة الكلمات. اذكر بإيجاز المحتويات التي يجب تضمينها في دليل السياسات والإجراءات. يمكنك تقسيم الدليل عن طريق القسم ثم من خلال مهمة في كل قسم. تأكد من تضمين معلومات الاتصال للموظفين الرئيسيين المسؤولين عن كل قسم. قم بتنسيق المستند وتصحيحه. احفظ عملك.

سجل الدخول إلى الإنترنت وانتقل إلى google.docs.com. قم بإنشاء حساب باستخدام عنوان بريد إلكتروني مخصص للعمل مع كلمة مرور تحتوي على أحرف وأرقام. تحقق من بريدك الإلكتروني للحصول على رسالة تأكيد إلكترونية من Google تتضمن معلومات حول حسابك الجديد وانقر على رابط التأكيد في البريد الإلكتروني لإكمال عملية الحساب.

تسجيل الدخول إلى حسابك الذي تم إنشاؤه حديثًا. انقر فوق "إيداع المستند" بالقرب من خيارات القائمة الموجودة على اليسار. ستظهر نافذة جديدة مع قسمين فيها. يعرض الشريط اليدوي سطح المكتب أو الملفات الموجودة على محرك الأقراص الثابت ، وذلك بناءً على كيفية إعداده. استخدم أيقونات الأسهم الموجودة أعلى النافذة للتنقل إلى المكان الذي حفظت فيه دليل السياسات والإجراءات. انقر فوق الملف اليدوي للسياسة والإجراءات لجعله يظهر في المربع "اسم الملف". انقر على "فتح". ستعرض لك مستندات Google شريط حالة عند اكتمال التحميل.

انقر على "رجوع لإدارة المستندات". انقر على مربع الاختيار الفارغ بجوار دليل السياسات والإجراءات الذي تم تحميله مؤخرًا.

انقر على "مشاركة المستند" في شريط الأدوات أعلى الدليل. سيؤدي هذا إلى فتح مربع صغير آخر حيث يمكنك إدخال عناوين البريد الإلكتروني لأولئك الذين ترغب في الحصول على إذن لعرض المستند أو تحريره. ما لم يخبرك مشرفك بشكل مختلف ، اختر "عرض" الآن. عندما تنقر على "دعوة" ، سترسل بريدًا إلكترونيًا جديدًا إلى أولئك الذين أدرجتهم لإخبارهم بوجود مستند جديد يمكنهم عرضه. لديك الآن دليل كامل للسياسة والإجراءات عبر الإنترنت.

نصائح

يمكنك تخصيص الإعدادات باللعب بمستويات الأذونات والإخطار. إذا أردت ، يمكن لمحرّر مستندات Google إبلاغ الأشخاص الذين تدعوهم في كل مرة يتم فيها إجراء تغيير على المستند. يتيح هذا لزملائك معرفة أن هناك نسخة محدثة لعرضها. بدلاً من ذلك ، يوفر محرر مستندات Google أيضًا رابطًا من الصفحة الرئيسية لمشاركة مستندك كرابط ويب دائم ، مما قد يسهل توزيعه على كميات أكبر من الأشخاص ويمكن أن يقضي على ضرورة تحديث مستويات الأذونات على أساس يومي.