تعتبر التقارير الشهرية قيمة كسجل للأحداث والنتائج في قسم وكمساهمة في الأعمال ككل. في التعليم ، يقدمون أيضًا معلومات مفيدة من إدارات مختلفة عن التقدم والنتائج. وهي عبارة عن سجل يمكن تجميعه في مستندات أكبر لتوفير عرض شامل للعمل أو الكلية.
اكتب مقدمة حول الموضوع الذي يوضح سبب مطالبتك بتقديم التقارير الشهرية. أظهر أسبابًا وجيهة وراء الحاجة إليها والإسهام الذي ستقدمه إلى العمل أو الكلية أو الجامعة ككل.
صف الفوائد التي تعود على المتلقين ، حيث سيفكر معظم الناس في ذلك كعمل إضافي. يمكن أن يكون التقرير الشهري فرصة للثناء والتظاهر حيث سارت الأمور بشكل جيد. كما يمكن أن يكون فرصة لذكر المجالات التي تحتاج إلى دعم أو شيء يحتاج إلى متابعة. ويمكن أيضا أن يكون تقريرا عن التقدم في مشروع معين. تسليط الضوء على أهمية التقارير لتخطيط وتركيز ذهن الفرد على جهود وزارته.
اعط التواريخ والمواعيد النهائية للسنة عندما تكون التقارير الشهرية مطلوبة. التأكيد على حاجتهم لأن يكونوا في الموعد المحدد ، حيث أنهم يساهمون بشكل عام في تقرير أكبر ويمكن أن يتأخر ذلك إذا تأخرت التقارير الشهرية.
قدم نموذجًا إن أمكن يحتوي على النقاط الرئيسية التي تريد تغطيتها في التقرير الشهري. هذا يسهل على المستفتيين إكمال الوقت وتوفيره كل شهر. يمكنهم تغيير القالب عند الضرورة. بدلا من ذلك ، إعطاء المبادئ التوجيهية في رسالتك لمساعدة كتاب التقرير. ستقدم الإدارات المختلفة معلومات مختلفة - على سبيل المثال ، بعض البيانات المالية وبعض المبيعات - لذا قد تكون هناك حاجة إلى قوالب مختلفة. اطلب من كاتب التقرير تصنيف الفئات في أوراق منفصلة.
تقسيم كل قسم من الرسالة إلى فقرات. اذكر الأسباب التي يتطلبها التقرير الشهري في الفقرة الأولى. وصف فوائد للمستلمين في الثانية. اذكر التواريخ والمواعيد النهائية في الفقرة الثالثة ، أو امنح قائمة منفصلة بالتواريخ. اذكر القالب أو المبادئ التوجيهية في الفقرة الرابعة. قم بتضمين ملاحظة تقدير في الفقرة النهائية للحصول على مساعدة المستلم. كن موجزا وممتعا.
نصائح
-
كتابة خطاب عمل يتطلب بعض الشكليات. إذا بدأت الخطاب باسم شخص ما ، فينبغي أن تنتهي بـ "تفضلوا بقبول فائق الاحترام". إذا بدأت مع "سيدي أو سيدتي ،" يجب أن تنتهي "تفضلوا بقبول فائق الاحترام". يجب أن يكون تحت التحية مرجع أو سطر تفاصيل الموضوع ، في هذه الحالة "تقارير شهرية".
تحذير
اكتب الرسالة على أنها طلب ولكن كن حازماً أن التقارير ستكون مطلوبة كل شهر.
