عدد الانطباعات الأولى ، لذا من الأفضل أن تكون شخصية جيدة ، خاصة عند طلب اجتماع عمل. سواء كنت تخطط للكتابة إلى شريك تجاري محتمل أو مسؤول حكومي أو عميل ، فإن اختيارك للكلمات يمكن أن يصنع الفارق. يمكن أن يؤثر خطاب طلب التعيين المكتوب بطريقة سيئة على صورتك - وعلى علامتك التجارية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تفسد فرصك في الحصول على رد إيجابي.
استخدم سطر الموضوع المناسب
عند إرسال خطاب طلب موعد ، تأكد من أن سطر الموضوع يبرز نيتك في مقابلة المستلم. أبقيها قصيرة وبسيطة. وفيما يلي بعض الأمثلة على ذلك:
- طلب اجتماع
- طلب موعد الاجتماع
- خطاب طلب الاجتماع
- طلب الاجتماع في (يوم من الأسبوع)
- جدولة اجتماع
بناءً على تفضيلاتك ، يمكنك وضع سطر الموضوع أعلى أو أسفل عنوان المستلم. إذا كنت ترغب في الاتصال بالمستلم عبر الإنترنت ، فيمكنك استخدام نفس سطر الموضوع للبريد الإلكتروني والرسالة.
عرفنى بنفسك
ابدأ الرسالة بتعريف نفسك. في حال قابلت المستلم في مرحلة ما ، تأكد من ذكر ذلك. قدم وصفا موجزا لمنظمتك أو مهمتها إذا لزم الأمر. على سبيل المثال ، يمكنك قول شيء مثل:
عزيزي الممثل (اسم العائلة)
اسمي (اسمك) وأنا أتصل بك نيابة عن (اسم الشركة). لدينا مصلحة مشتركة في … وأود أن أناقش أكثر.
إذا كان لديك إحالة ، فيمكنك البدء بـ: ذكر (اسم الإحالة) أنك كنت مهتمًا بمعرفة المزيد عن منتجاتنا وخدماتنا. أود أن أدعوك لمناقشة المزيد في مكتبنا في (التاريخ والوقت).
اذكر هدف الاجتماع
دع المتلقي يعرف ما يمكن توقعه من الاجتماع ، بما في ذلك الوقت الذي سيستغرقه. توفير جدول زمني تقريبي وتغطية النقاط الرئيسية. على سبيل المثال ، يمكنك قول:
نشكرك مقدمًا على تفكيرك في هذا الطلب. سأكون ممتناً لإتاحة الفرصة لمقابلتك ومناقشة كيفية توحيد الجهود في المشاريع المستقبلية.
سيغطي اجتماعنا نظرة عامة موجزة عن التكنولوجيا والموارد لدينا ، بالإضافة إلى بعض الأمثلة لعملنا في هذا المجال. نحن مهتمون أيضًا بمناقشة التعاون المحتمل الذي سيكون مفيدًا للطرفين.
حاول أن تشرح ما تبحث عنه ولماذا تطلب هذا الاجتماع في المقام الأول. اقترح مرتين أو ثلاثة تواريخ وأوقات ، ثم اطلب من المتلقي تأكيد توافرها.
يمكن لرسالتك أن تقول شيئًا مثل:
من فضلك ، اقترح التاريخ والوقت ، وهو حسب الجدول الزمني الخاص بك.
هل أنت متواجد في التاريخ والوقت؟ إذا لم يكن كذلك ، يرجى الاتصال بنا على (رقم الهاتف) أو (عنوان البريد الإلكتروني) لتحديد موعد اجتماع.
سنتابع أمرًا قريبًا لتأكيد استلام هذه الرسالة وتعيين يوم ووقت مناسبين لك.
استخدم التنسيق المناسب
خطابات الأعمال لديها شكل محدد. اكتب اسمك وعنوانك في الزاوية العلوية اليسرى من الصفحة. اكتب معلومات الاتصال بالمستلم في الجانب الأيمن من الصفحة أو أسفل عنوانك.
اترك هوامش واسعة واستخدم فارغة ذات علامة تجارية إن أمكن. حافظ على الرسالة قصيرة وإلى النقطة ؛ من الناحية المثالية ، يجب ألا يتجاوز صفحة واحدة. استخدم تحية رسمية ، مثل "عزيزي السيد (اسم المستلم) "إذا كنت لا تعرف الاسم الدقيق للمستلم ، فيمكنك استخدامه "سيدي العزيز او سيدتي." قم بإنهاء الرسالة مع "مع خالص التقدير" ، "مع الاحترام" "مع الاحترام لك" أو غيرها من عمليات الإغلاق الرسمية ، يليها اسمك.
يجب أن يكون خطاب طلب التعيين واضحًا وموجزًا. قطع كلمات غير مجدية ومعلومات غير ضرورية. استخدم خطًا سهل القراءة مثل Times New Roman أو Arial. تذكر مراجعة الرسالة قبل إرسالها.
