إجراءات الإيداع الأساسية للمكتب

Filing هو نظام قديم يجعل من السهل العثور على المستندات. يمكن أن تتضمن هذه الوثائق الرسائل والمذكرات والسجلات المالية والتقارير وغيرها من أشكال المراسلات. لتحقيق نظام ملفات متماسك وفعال ، يجب عليك استخدام الإجراءات المناسبة. حتى في العصر الإلكتروني الحالي ، لا تزال الشركات والمكاتب المنزلية بحاجة إلى الاحتفاظ بالملفات الورقية.

الاقسام

تجميع الملفات الخاصة بك إلى فئات. ستكون الفئة الرئيسية هي العنوان الرئيسي ، والذي يمثل جميع الملفات الأخرى التي سيتم وضعها تحته (الفئات الفرعية). اعتمادا على نطاق الفئة ، يمكن أن يشمل درج خزانة الملفات بالكامل. فمثلا:

الفئة: سجلات الرواتب 2014 فئات فرعية: سجل المرتبات سجل شهر يناير 2014 جدول الرواتب فبراير 2014 جدول الرواتب جدول الرواتب مارس 2014

تابع الفئات الفرعية الخاصة بك حتى نهاية السنة. إذا كانت فئتك ستقوم بتعبئة درج كامل ، فقم بوضع ملصق ووضعه على الجزء الخارجي من الدرج ؛ تسمية مجلدات الفئات الفرعية الخاصة بك ووضعها داخل الدرج. استخدام المجلدات المعلقة لفئاتك عندما يكون لديك عدة فئات لدرج واحد ووضع مجلدات الملفات الفرعية المصنفة داخلها.

قواعد الايداع

قواعد الإيداع الأساسية اثنين هي أبجدية وتاريخ التقديم. عند تنفيذ الإيداع الأبجدي ، ملف وفقا لحرف الأبجدية. بالنسبة إلى تاريخ الإيداع ، قم بملء أحدث ملفاتك في الأعلى. هناك عدة قواعد تنطبق على الإيداع الأبجدي.

عند الإيداع بالاسم ، ملف من الحرف الأول (أي ، Langston Construction ، Parkinson Carwash ، Rivers & Associates ، Thomson & Company).

عندما يكون الاسم الأول متطابقًا ، ملفًا بالحرف الثاني (مثل ، Ace ، Adele ، Angie ، أغسطس).

ملف حسب اسم العائلة (أي كونور ، لوقا ، دنفر ، ماريون ، فولرتون ، دينار ، شوستر ، أ ب).

ملف عن طريق الأولي عندما تكون الألقاب متطابقة (أي ، جاريسون ، دي سي ، جاريسون ، إي أف ، غاريسون ، غ. غ. غاريسون ، واي بي).

استخدم أول حرف بادئة عندما يحتوي اللقب على بادئة (أي de la Hoya، GU، de Mark، DS؛ van der Roy، FH؛ van Under، PE).

ملف بواسطة اللقب الأول عندما يكون هناك اثنان (أي ، أندرسون وليبيرمان ؛ السرو & Florsheim).

ملف Mac، Mc، M 'files as Mac؛ ملف القديس والقديس القدسي (أي ماكنتاير ، ماكنايت ، ميكليفر ، أو سانت بول ، سانت ماري).

صيانة الملفات

بمجرد أن يتم وضع نظام الملفات الخاص بك في مكانه الصحيح ، يجب عليك الحفاظ عليه. أن يكون لديك درج مخصص لجميع المستندات التي يتم تقديمها ؛ لا تبقيهم مستلقين. لا تحزم المجلدات أو الأدراج بالملفات ؛ هذا يجعل من الصعب استخراجها. حاول تقديم بعض الملفات مرة واحدة يوميًا على الأقل. إذا كنت تدير شركة صغيرة ، فافعلها مرة واحدة في الأسبوع. إذا كانت لديك ملفات يتم ارتداؤها من الاستخدام ، فقم بإنشاء ملفات جديدة لهم. ضع الورق غير المرغوب فيه في صندوق إعادة التدوير أو جهاز التقطيع. إذا كانت ملفاتك سرية ، فتذكر دائمًا قفل الأدراج.