يمكنك زيادة فرصك في الحصول على المعدات أو البرامج أو الإمدادات أو الموظفين أو الموارد الأخرى التي تحتاجها إذا ركزت على فائدتها لشركتك ، بدلاً من التركيز على نفسك أو قسمك فقط. إن تحديد كيف ستساعد الموارد المطلوبة في خفض التكاليف أو زيادة الأرباح سيساعدك على تقديم حجة قوية كلما طلبت المزيد من المساعدة.
العثور على الرصاص الخاص بك
الجملة الرئيسية هي الافتتاحية التي تخبر القارئ عن سبب أهمية الرسالة. حدد العبارة الرئيسية التي ترغب في تبريرها لطلب موارد إضافية واستخدمها لبدء رسالتك. قد يكون هذا تأكيدًا واسع النطاق ، مثل القول بأن الموارد التي تطلبها ستساعد في زيادة المبيعات أو خفض التكاليف. بعد ذلك ، تقدم الدعم لمطالبتك في نص الرسالة.
على سبيل المثال ، إذا كنت تطلب برنامجًا جديدًا لقسم محاسبة ، فيمكنك أن تبدأ رسالتك بـ "أود أن أطلب ترخيصين لبرنامج ABC لقسم المحاسبة ، مما سيساعد الشركة على تقليل عدد الطلبات المفقودة وزيادة "سوف تشرح بعد ذلك أن البرنامج سيسمح لك بمعالجة وإقرار حسابات العملاء الجدد بشكل أسرع ، مما يؤدي إلى شحنات أسرع من الطلبات ، والمساعدة في تحصيل المستحقات في وقت أقرب.
الحصول على الدعم
اكتب قائمة بالأشخاص الذين سيستفيدون من طلبك بخلاف أولئك الذين سيستخدمون الموارد مباشرة. على سبيل المثال ، إذا كنت تطلب موارد من شأنها مساعدتك على إجراء فحوصات ائتمانية أسرع للعملاء المحتملين ، فهذا سيساعد قسم المبيعات على تجنب خسارة العملاء الذين يواصلون التسوق لمورد آخر أثناء انتظار الموافقة. اتصل بقسم المبيعات واطلب منهم الحصول على إذن لاستخدام مصادقتهم لطلبك. ابحث عن المشاكل التي ستحلها مواردك الجديدة والعثور على الأشخاص المتأثرين بهذه المشاكل.
تشغيل الارقام
اكتب قائمة بالطرق التي سيوفر بها طلبك أموال الشركة أو زيادة المبيعات. حتى إذا كنت تطلب موارد لشيء له فائدة ملموسة على ما يبدو ، فقد لا يزال بإمكانك العثور على منافع مالية. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد أن تبدأ الموارد ببرنامج عافية الموظفين ، اجتمعي مع قسم الموارد البشرية لتحديد التكلفة التي تتكبدها الشركة للتغيب ، ومطالبات التأمين الصحي ، ودوران الموظفين ، ومطالبات تعويض العمال ، والخسائر الإنتاجية الأخرى التي قد يقلل منها برنامج العافية أو التخفيف.
قائمة الفوائد النوعية
بعض الفوائد التي ستقدمها مواردك المطلوبة قد لا تكون قابلة للقياس بسهولة ، لكن رؤسائك سيظلون قادرين على رؤية كيف سيؤثرون إيجابيا على الشركة.قد تتضمن هذه الفوائد تحسين معنويات الموظفين ، وانخفاض معدل الدوران ، وزيادة رضا العملاء ، وانخفاض عوائد العملاء ، وتحسين الإنتاجية والكفاءة.
عرض نسبة التكلفة / الفائدة
اذا كان ممكنا، الانتهاء من الرسالة الخاصة بك عن طريق إظهار نسبة التكلفة / الفائدة من طلبك. أدرج جميع التكاليف المرتبطة بطلبك ، ثم أدرج الفوائد الكمية والنوعية التي توفر لك الموارد المطلوبة. اكتب رسالتك باستخدام "أخبرهم بما ستقوله لهم. اخبرهم. أخبرهم بما أخبرتهم ، "بالتنسيق ، بدءا بقيادة قوية ، دعمه في نص الرسالة ، والانتهاء من خلاصة.
