يمكن أن تساعد "قواعد النظام روبرت" ، وهي قاعدة من الإجراءات البرلمانية ، المؤسسات على عقد اجتماعات أكثر كفاءة. ويرأس الاجتماعات رئيس ، يكون مسؤولاً عن إدارة الاجتماع عن طريق تطبيق قواعد الكتاب والإشارة إلى من يتكلم في أوقات محددة. واجبك الأول كرئيس هو تعيين سكرتير ، الذي سينشئ سجلاً مكتوبًا لما يحدث خلال الاجتماع. بعد اختيار السكرتير ، يبدأ الاجتماع.
ابدأ الاجتماع بقولك ، "سيأتي الاجتماع حسب الترتيب". قد ترغب المجموعة في مشاركة حفل الافتتاح ، مثل دعوة أو تلاوة على تعهد الولاء.
اطلب من السكرتير قراءة المحضر من اجتماع سابق ، إذا كان هناك اجتماع ، أو اسأل ما إذا كان هناك أي تصحيحات للدقائق إذا تمت مشاركتها مع الأعضاء مسبقًا. إذا لم تكن هناك تصحيحات ، فيمكنك الموافقة على الدقائق لجعلها جزءًا من السجل الرسمي لأحداث الاجتماع.
دعوة الأعضاء للإبلاغ عن أدوار أو أنشطة محددة ، مثل تقرير أمين الصندوق. إذا تم تقديم توصيات ، قد تحتاج إلى إجراء إجراءات برلمانية إضافية - مثل المناقشة أو التصويت ، على سبيل المثال. إذا لم يكن الأمر كذلك ، ينتقل الاجتماع إلى الأمام لمعالجة التقارير الأخرى.
معالجة الأعمال غير المكتملة فقط في حالة انتهاء اجتماع سابق عندما كانت هناك عناصر لا تزال قيد المناقشة. يمكنك تقديمها بالترتيب الذي كانت مقررة له في الأصل.
اطلب من المجموعة ما إذا كان هناك نشاط تجاري جديد للمناقشة.يمكن لأي ضيف "المطالبة الكلمة" لمناقشة الأعمال التجارية الجديدة.
اختتم الاجتماع بقوله: "نظرًا لعدم وجود أعمال أخرى ، يتم تأجيل الاجتماع".
نصائح
-
استعارة نسخة من كتاب القواعد الكامل والدليل الموجز من مكتبة أو نسخ مشتريات لمؤسستك حتى تتمكن من البحث بسرعة عن معلومات حول إدارة الاجتماعات بسلاسة.
