تعد وثائق سياسة وإجراءات الشركة عاملاً رئيسيًا في الحفاظ على الكفاءة والاتساق والاتصال الواضح. تختار بعض الشركات إنشاء مستندات فردية لإجراءات مختلفة ، بينما تقوم شركات أخرى بجمع جميع السياسات والإجراءات في دليل واحد يقدمه لكل موظف. توفر السياسات والإجراءات الموثقة بشكل جيد فوائد للموظفين والعملاء والشركة.
ضع توقعات
غالبًا ما تضع سياسات الشركة توقعات لسلوك الموظف حول مواضيع مثل الحضور ، والتوقيت ، وقواعد اللباس ، وأنظمة السلامة وغير ذلك الكثير. غالباً ما تحدد وثائق السياسات والإجراءات مسئولية الشركة تجاه موظفيها ، بما في ذلك تكافؤ الفرص في التوظيف ، والإجازات ، والمرضى ، والإجازات العائلية ، إلخ. قد تشير جهات الاتصال ورسائل العروض إلى دليل سياسة وإجراءات الشركة (أو دليل الموظف) وتذكر أن يوافق الموظف على الالتزام بالقواعد المنصوص عليها في الدليل. تطلب بعض الشركات من الموظفين الجدد التوقيع على نموذج يشير إلى أنهم تلقوا الدليل.
تشجيع الكفاءة
الطريقة الأكثر فعالية لتحقيق هدف هي الأساس النهائي لعمليات الشركة. قد لا تكون هذه الطريقة الأسهل أو الأسرع ، ولكنها الطريقة الأقل كثافة للعمالة لتحقيق الهدف دون التضحية بالجودة أو تحمل المخاطر أو تجاهل أي متطلبات تنظيمية. نظريا ، إذا اتبع كل موظف الإجراء المحدد لكل مهمة ، في كل مرة ، فإن الشركة ستلبي جميع الأهداف بأكثر الطرق فعالية. في الواقع ، قد لا يكون الإجراء المفضل ممكنا في كل مرة ، لذلك العديد من العمليات تتضمن في الواقع سياسة محددة حول كيفية التعامل مع مثل هذه الحالة. ويمكن أن يشمل ذلك الموافقة من مستوى أعلى أو مجرد وثائق إضافية.
شجع الاتساق
الاتساق عموما يولد الكفاءة. عندما يفعل الناس الأشياء بنفس الطريقة في كل مرة ، يصبحون قادرين في نهاية المطاف على إكمال العملية في وقت أقصر من الوقت ، مما يعني أنه يمكنهم القيام بالمزيد من العمل في نفس الوقت. الاتساق أيضا يولد الثقة. تؤكد الطرق المتناسقة للعملاء أن الشركة ستتعامل مع حساباتهم بنفس الرعاية والدقة خلال كل تفاعل. الاتساق يساعد الموظفين والعملاء على حد سواء على معرفة ما يمكن توقعه عند مواجهة وضع معين.
ابق قانوني
تتطلب القوانين أو الهيئات التنظيمية أو شركات التأمين من الشركات توثيق وتوثيق بعض العمليات والإجراءات. على سبيل المثال ، تتطلب معظم الولايات من الشركات وضع عملية محددة للتعامل مع مطالبات تعويض العمال والتأكد من أن جميع الموظفين يعرفون كيف تعمل هذه العملية. تتطلب شركات التأمين والهيئات التنظيمية مثل OSHA من الشركات أن تفصح عن سياسات السلامة ، خاصة في بيئة التصنيع. يسمح تضمين هذه المعلومات في مستند العملية والإجراءات للشركة بتلبية متطلبات التوزيع.
يتواصل بفاعلية
قد يكون لدى الشركة العديد من الموظفين ، ومواقع متعددة و / أو الموظفين الذين يعملون في نوبات مختلفة. سيغادر الموظفون الشركة وسيقوم الموظفون الجدد بالانضمام إلى الشركة. أسهل طريقة لتوصيل التوقعات والعمليات إلى جميع الموظفين دون فقدان أي شخص أو ترك المعلومات أو عدم اتساقها هو كتابة وتوزيع وثيقة رسمية للسياسة والإجراءات. إن التأكد من أن كل شخص لديه إمكانية الوصول إلى نفس المعلومات يساعد أيضًا على حماية الشركة من دعاوى الإنهاء غير المشروعة التي لا أساس لها من الصحة.
