إن وجود شركة صغيرة في كثير من الأحيان يعني أن عدد الأشخاص المتاحين أقل ، وأن الوقت المتاح لهم أقل ، ويجب عليهم في كثير من الأحيان القيام بالعديد من المهام المختلفة في وقت واحد. يمكن تعيين إجراءات مكتب توفير الوقت والتوتر والمال لجميع المشاركين. الإجراء المعياري يعني أن جميع الأطراف تعرف كيفية المضي في أنشطتها اليومية وحيث تقع المسؤولية النهائية.
قضايا الموارد البشرية
الموارد البشرية هي أحد المجالات التي يمكن للسياسات والإجراءات المحددة سلفا فيها القضاء على الالتباس والنزاع. ينبغي أن تكون هناك إجراءات واضحة بشأن حالات الغياب ، واستخدام الهاتف ، والأجر المرضي ، وطلبات الإجازة ، ومسائل التأمين الصحي وسلامة أماكن العمل. غالباً ما يكون من الجيد تجميع دليل ، مهما كان صغيراً ، لتقديم إجابات لمختلف القضايا قبل حدوث المشاكل. يمكن أن تتحول نزاعات الموظفين والسرقة والمضايقة والعنف في مكان العمل وغيرها من القضايا الهامة إلى سياسات وإجراءات واضحة لإدارة هذه الحالات. يمكن تغطية تعليقات الموظفين وتحذيراتهم بالإضافة إلى تواريخ حزم الاستحقاق وأسئلة أخرى.
واجبات العمل
قد تواجه المكاتب الصغيرة على وجه الخصوص صعوبات في تحديد المهام الوظيفية المحددة للموظفين. يمكن القضاء على الارتباك من خلال التأكد من أن الموظفين يعرفون ما تستلزمه وظائفهم والواجبات الإضافية التي قد يتم استدعاؤهم للتغطية. قد يتطلب ذلك رسومًا تنظيمية تشير إلى من يتولى المنصب عندما يكون الآخرون خارج المكتب في الأيام المرضية أو وقت العطلة. من الواضح أن تحديد واضح لمن له الكلمة الأخيرة في مجالات محددة يمكن أن يقطع شوطا طويلا نحو الحيلولة دون حدوث الارتباك والمشاعر الصعبة داخل شبكة المكاتب. ووفقًا لـ Smallbiztrends.com ، فمن المرجح أن يكون مدير المكتب هو المسؤول عن القيام بواجبات إضافية مثل الموارد البشرية والشراء ومخاوف تكنولوجيا المعلومات التي تتجاوز الواجبات الدينية التقليدية.
الإجراءات المالية
يمكن أن تخرج التكاليف بسرعة عن متناول اليد عند إدارة شركة صغيرة ، لذلك فإن برنامج المحاسبة المكتبية سهل الاستعمال أمر حاسم لإجراءات المكتب الجيد. يمكن الوصول بسهولة إلى الحسابات الدائنة والعمليات المستحقة القبض على أساس يومي للتأكد من أن العمل في حدود قيود الميزانية. يمكن أن يقتصر الوصول إلى البيانات المالية على أولئك الذين يحتاجون إلى معرفة. يجب أن تكون إجراءات إدارة النقد والمشتريات الصغيرة واضحة مع سهولة حفظ السجلات. يجب أن تكون النماذج موحدة لقضايا الشراء والمخزون والفوترة والصيانة.
