في بيئة مكتبية ، من المهم الحفاظ دائمًا على السلوك الاحترافي. من الضروري في الموعد المحدد ويجب بذل كل محاولة للوصول في الوقت المحدد. ما لم تكن تتوقع مكالمة هامة ، يجب إيقاف تشغيل الهواتف المحمولة أو ضبطها على الاهتزاز حتى لا يؤدي ذلك إلى تعطيل المكتب. اللباس في اللباس المناسب لنوع الأعمال التي أجريت. على سبيل المثال ، ارتداء الجينز في بيئة مكتبية محترفة يعتبر غير مناسب ، ولكن قد يكون الجينز مقبولًا في مكتب الإنشاء.
خدمة العملاء
أحد أهم العوامل في إجراءات المكتب هو كيفية التعامل مع العملاء عند الاتصال بالهاتف أو زيارة المكتب.
عند التعامل مع العملاء بشكل شخصي ، من المستحسن تحية الشخص بابتسامة وتلبية احتياجاته. إذا دخل أحد العملاء بشكوى تستمع باهتمام ولكنك لا تصبح دفاعيًا أو تصادميًا أو منزعجًا ، فلن يؤدي ذلك إلا إلى تصعيد الموقف. إظهار قلق حقيقي على الرغم من تعبير الوجه أو لغة الجسد ، عندما يشتكي أحد العملاء. إذا كان العميل صاخبًا ، فاسمح له بالانتفاض - لا تحاول منعه أو التحدث معه. بمجرد أن يكونوا قد أعربوا عن شكواهم ، استجب بهدوء عن طريق إخبارهم بما تخططون للقيام به لمساعدتهم أو لمن ستقوم بإحالتهم وكيف سيتمكن هذا الشخص من المساعدة في حل المشكلة.
آداب الهاتف
نظرًا لأن الشخص الموجود على الطرف الآخر من الخط لا يمكنه رؤيتك ، يجب الرد على الهواتف بطريقة متفائلة. يجب أن يكون الشخص على الطرف الآخر قادرًا على سماع "الابتسامة" في صوتك. دائما الرد على المكالمات الواردة مع اسم الشركة مع الحرص على أن يعلن اسم الشركة بحيث يكون مفهوما. في بعض الأحيان يكون من الضروري فحص المكالمات قبل إعادة توجيهها إلى المستلم. قم بكل محاولة للحصول على اسم الشخص بشكل صحيح. احتفظ بالمفكرة في متناول يدك لتدوين اسم المتصل في حالة حدوث انقطاعات أو إذا كان المستلم لا يجيب ويرجع المكالمة مرة أخرى. هذا سيجعل من الممكن معالجة المتصل مباشرة.
التفاعل مع الموظفين الآخرين
ليس من المستحسن أبدًا مناقشة القضايا الشخصية مع الموظفين الآخرين أو المشاركة في القيل والقال في المكتب. يجب تجنب السياسة والدين كموضوعات لمحادثة المكتب.
دائما تكون محترمة عند التعامل مع الموظفين الآخرين. والقاعدة السليمة هي أنه إذا كان الشخص الذي تتعامل معه هو تابع ، فلا بأس من معالجته باسمه الأول ، ولكن يجب أن يتم التعامل مع المشرف أو المدير على أنه السيد أو السيدة ما لم يطلبوا أن يتم التعامل معهم أولاً اسم.
منظمة
يجب أن تكون منطقة العمل نظيفة ومرتبة ومنظمة. إذا كنت مريضًا أو خارج المكتب لأي سبب من الأسباب ، فقد يضطر شخص ما إلى استرداد معلومات من مكتبك ، ويجب ألا يضطر إلى "البحث" عبر كل شيء في منطقة عملك للعثور على ما يبحثون عنه. من المهم أيضًا عدم الاحتفاظ بالمحتويات الشخصية في مكتبك أو على مكتبك لأن شخصًا ما "يتعثر" عن طريق الخطأ في شيء لا ترغب في نشره.
انتبه للتفاصيل
إذا تطلب العمل عدة خطوات لإكمالها ، فمن المستحسن إنشاء قائمة تحقق والتحقق من كل عنصر عند اكتماله. بغض النظر عن الواجبات التي يتم تعيينها اهتماما وثيقا بالتفاصيل أمر بالغ الأهمية للقيام بعمل جيد.
إذا كان إنشاء المستند جزءًا من المهمة ، فتأكد من تشغيل التدقيق الإملائي والنحوي في كل مستند. مهما كانت الوظيفة تتطلب ، فمن الأفضل دائمًا التحقق من العمل قبل تحويله.
