قد تكون الاتصالات المكتبية مدفوعة في المقام الأول عن طريق البريد الإلكتروني والرسائل الفورية ، ولكن ما يقرب من كل مكتب لا يزال يتلقى ويعالج كمية هائلة من الأعمال الورقية. في الواقع ، ووفقًا لوكالة حماية البيئة الأمريكية ، فإن متوسط عدد العاملين في المكتب يتعامل مع ما يقرب من 100 ورقة من الورق كل عام ، أو ما يقارب 2 رطل من منتجات الورق والورق المقوى كل يوم. يمكن أن تساهم إجراءات إدارة بريد المكاتب الأفضل في تأمين تدفق سلس للتواصل الداخلي والخارجي.
تعيين الموظفين المناسبين
حتى الشركات الصغيرة يمكن أن تستفيد من تعيين شخص واحد للتعامل مع جميع الرسائل الواردة والصادرة لضمان عدم ضياع أي شيء أو سوء توجيهه في طريقه إلى وجهته. كلما كبر التنظيم ، يجب تعيين المزيد من الموظفين لتلقي ، تجميع ، توزيع ، وجمع جميع بريد الشركة وحزمها. مع جعل البريد الإلكتروني خيارًا أكثر شيوعًا للاتصال وتوزيع المستندات الرسمية ، فإن التعامل مع البريد الورقي يمكن أن يكون مجرد جزء من الوصف الوظيفي للموظف ، وذلك اعتمادًا على حجم البريد الذي يمر عبر قنوات الاتصال العامة المعتادة. بالنسبة للتسليمات التجارية (مثل UPS و FedEx و DHL) ، عادة ما يكون موظف الاستقبال هو أفضل شخص لتلقي وتوقيع الحزم الواردة بسبب موقعها الرئيسي. عادة لا يكون من المستحسن تسليم جميع مهام إدارة البريد الأخرى إلى موظف الاستقبال ، لأن هذه المسئولية تتطلب في كثير من الأحيان ترك مكتبها دون مراقبة لفترات طويلة من الزمن.
إنشاء مخططات تدفق البريد - التوزيع
يجب أن يتعاون المديرون والموظفون المسؤولون عن توزيع البريد على تطوير الإرشادات - باستخدام المخططات الانسيابية أو قوائم المراجعة أو أي تنسيق يناسب شركتك - مما سيتبعه جميع الموظفين ، وخاصة الموظفين الذين يشرفون على توزيع البريد وجمعه. يجب أن تأخذ في الاعتبار كل خطوة من خطوات جمع البريد: جمع البريد في مركز التجميع المركزي (صندوق بريد ، حاملة بريد ، مكتب بريد الشركة ، موظفو تسليم الطرود أو صندوق بريد تقليدي) ؛ تجميع في موقع محدد في المكتب المعين فقط لفرز البريد ؛ توزيع إما على علب البريد أو الأقسام الفردية أو التسليم اليدوي لكل مكتب ؛ جمع البريد الصادر والتأكد من أن جميع البريد الصادر يتم معالجته بشكل مناسب وختمه ؛ والحفاظ على منطقة جمع / فرز البريد مرتبة ومجهزة بالكامل.
توفير المستلزمات الضرورية
تأكد من أن محطة جمع / توزيع البريد تحتوي على جميع اللوازم التي يحتاجها الموظف للقيام بعمله. إذا كانت شركتك كبيرة بما يكفي بحيث يتم توزيع البريد بشكل أكثر كفاءة باستخدام موقع مركزي ، فأنشئ منظم بريد / أدبي متين أو فارز بريد مع الكثير من أحواض التخزين لكل قسم أو موظف وتسمية كل منها بوضوح. سوف تتطلب الأقسام حجما أكبر من الأفراد ، لذلك أعطهم الكثير من المساحة.احتفظ بكابينة أو مكتب مجهز بشكل جيد مع لفات الشريط وموزعات الشريط ؛ مواد التعبئة والتغليف؛ المظاريف. إرجاع التسميات بأحجام مختلفة مطبوع مسبقًا بعنوان شركتك ؛ تصنيفات بريدية بأحجام مختلفة مطبوع مسبقًا مع بعض أكثر وجهات البريد شيوعًا في شركتك ؛ طوابع الوقت والتاريخ ؛ مقياس الحزمة أقلام؛ علامات. صناديق التخزين وشاحنة يدوية صغيرة أو دوللي. لا تنسى أن تقوم بتضمين حاويات التقطيع الصناعية وإعادة التدوير. إذا مرت شركتك ببريد أكثر مما يمكن لأي شخص أن يقطعه أو يعيد تدويره ، فضع في اعتبارك التعاقد مع شركة خارجية لإدارة / إعادة تدوير المستندات للتعامل مع العمل نيابة عنك.
تتبع جميع الرسائل الواردة والصادرة
إنشاء نظام إدارة بريد إلكتروني لتتبع جميع الرسائل الواردة والصادرة. إذا كان عملك هو أنت ومساعد ، يمكنك تخطي هذه الخطوة ، ولكن إذا قمت بالإشراف على قسم كبير أو شركة كبيرة مع العشرات من الموظفين ، قم بإنشاء نظام يتتبع التواريخ التي تأتي منها البريد ، وإذا لزم الأمر ، من. من المهم بشكل خاص إنشاء هذه الأنظمة إذا حصلت شركتك على الكثير من المستندات والحزم القانونية الحساسة. تضيع العناصر حتى في المكاتب الصغيرة أكثر مما تظن ؛ من الأفضل تجنب هذه الحالات المحبطة من خلال إنشاء جدول بيانات Excel أساسي ، على سبيل المثال ، يظهر عندما تأتي الحزمة وعندما يطالب بها المستلم أو الممثل.
