إن تطوير إجراءات المكتب يفيد مكتبك أو عملك من خلال مساعدتك أنت وفريق الإدارة الخاص بك على توحيد عمليات محددة. تساعد إجراءات Office في الحفاظ على التميز في الخدمة وتكون بمثابة دليل يوفر المعلومات الضرورية لضمان جودة الخدمة. يمكن إنشاء إجراءات واضحة ودقيقة عن طريق اتباع التسلسل الواضح للتخطيط للمحتوى ، وكتابة الإجراءات ، وإنتاج دليل أو دليل وتتبع جميع التنقيحات التي تمت على الإجراءات. يمكن كتابة إجراءات المكتب لوظيفة مكتبية محددة أو لإدارة المكتب بأكمله.
العناصر التي ستحتاجها
-
مسجل الشريط (اختياري)
-
الكمبيوتر المحمول ومعالج النصوص
-
التقويم أو المجدول
اكتب لماذا تكتب الإجراءات ومن سيستخدم الإجراءات. حدد مدى تكرار استخدام الإجراءات أو أقسام الإجراءات. يساعدك التحديد على تركيز بنية التوثيق وتنسيقها.
إنشاء جدول زمني لجمع المعلومات حول المهام التي يتم تنفيذها وعدد المرات التي تكتمل فيها المهام. قم بمقابلة الخبراء الذين يقومون بأداء المهام وسجل الخطوات التي تم تنفيذها لإكمال كل نشاط داخل المهمة. عند إنشاء الخطوات من نقطة الصفر ، ارسم مخطط انسيابي بسيط يتبع خطوات الموظفين من البداية إلى النهاية لإكمال المهمة.
حدد متى سيتم تسليم المستند وما إذا كان سيكون في ورقة أو تنسيق عبر الإنترنت. لأغراض عملية ، تعتبر الإجراءات على الورق مثالية لأنها بمثابة دليل مرجعي سهل ومفيد أثناء التدريب الداخلي. إن وجود بنية ملف واتفاقية تسمية ملفات بسيطة أمر سهل عند إنشاء الإجراءات.
اقسم الإجراءات على أقسام حسب الوظيفة. يؤدي إنشاء المهام الخاصة بالوظيفة إلى تعيين دور ومسؤولية تجاه أي شخص ، أو إدارة ، يتعين عليه إكمال المهمة.
اكتب الخطوات الإجرائية المطلوبة لإكمال كل مهمة. باستخدام ملاحظات المقابلة المكتوبة أو المسجلة في الخطوة 2 ، اكتب النشاط بالتسلسل بحيث يتمكن أي شخص من إكمال النشاط والمهمة بنجاح. بعد توثيق المهام بالكامل ، قم بإجراء التدقيق الإملائي ومراجعة المحتوى الكامل. من المثالي أن يكون لديك واحد أو اثنين من الخبراء يقومون بفحص مسودة المستند للتأكد من دقتها.
قم بإجراء أي تصحيحات ضرورية وأنشئ مسودة ثانية أو نهائية. مع الأخذ في الاعتبار تاريخ تسليم المستندات ، قم بإجراء فحص نهائي للمستند ثم قم بإنتاج الوثيقة النهائية للطباعة أو مرجع عبر الإنترنت. اجعل النسخة موضوعة في رابط من ثلاثة حلقات لاستبدال الصفحة بسهولة عند إجراء التحديثات.
نصائح
-
سيؤدي استخدام أي معلومات أو مخططات تدفق مهمة إلى تقليل الوقت اللازم لاستكمال تطوير الإجراءات والمساعدة على ضمان تقليل الأخطاء التشغيلية إلى الحد الأدنى.
في المتوسط ، يستغرق إكمال المستندات وعملية المراجعة حوالي ستة أسابيع.
