توفر مكالمات المؤتمرات حلاً مناسبًا لتجميع فريقك لمناقشة مشروع ما ، وتلقي المعلومات المحدثة ، والحصول على توافق في الآراء. وقد تعاقدت العديد من الشركات مع شركات خدمات المؤتمرات ، ويمكن لهذه الشركات توفير أرقام هواتف مخصصة ورموز وصول للموظفين ، إلى جانب أداة ويب تقوم بجدولة اجتماعات المؤتمرات عن بعد وإخطارها. يوفر رقم الاتصال عن بعد المعين المرونة في إجراء مكالمات المؤتمر في أي وقت ، ويمكن إرسال إخطارات الاجتماع إلى المشاركين بالبريد الإلكتروني. الميزانية أو خدمات المكالمة الجماعية المجانية للشركات الصغيرة التي تحدد رقمًا عن بعد في وقت الجدولة ، لذلك فإن جدولة اجتماع عبر الإنترنت تتطلب الحد الأدنى من التخطيط.
خط المؤتمر المخصص
افتح رسالة بريد إلكتروني جديدة أو طلب اجتماع (إذا كان تطبيق البريد الإلكتروني الخاص بك يحتوي على هذه الميزة ، مثل Microsoft Outlook). اكتب عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بالحضور في قسم "إلى" أو "المشاركون". اكتب موضوع الاجتماع في سطر "الموضوع".
اكتب المعلومات التالية في نص رسالة البريد الإلكتروني أو استخدم الحقول التلقائية في طلب الاجتماع: تاريخ الاجتماع وقت بدء الاجتماع (تضمين المنطقة الزمنية) وقت انتهاء الاجتماع (تضمين المنطقة الزمنية) رقم الاتصال (رقم الهاتف المخصص للمؤتمرات)) رمز المؤتمر (إن وجد ، للحاضرين للوصول إلى المؤتمر)
افتح قسم جدولة طلب الاجتماع واستخدم القائمة المنسدلة بجوار كل مشارك لتحديد ما إذا كانت مطلوبة أو حضور اختياري (معظم البرامج تخلفت عن الحضور بسبب الحاجة). إذا كانت الجداول متوفرة على الإنترنت ، فتحقق من أن الحاضرين المطلوبين متاحين خلال الإطار الزمني والتاريخ المرغوبين.
قم بإرفاق جدول أعمال أو مواد اجتماع بالنقر فوق الزر "مرفق" الموجود على شريط أدوات البريد الإلكتروني الخاص بك. إذا كنت ترغب في ذلك ، اكتب رسالة في نص رسالة البريد الإلكتروني ، بعد تفاصيل مكالمة المؤتمر. انقر فوق الزر "إرسال" لإرسال إشعار الاجتماع الخاص بك.
جدولة مكالمة مؤتمر باستخدام أداة الويب
قم بتسجيل الدخول إلى حساب خدمة المؤتمرات ، مثل Premiere Conferencing أو Go To Meeting أو Free Conference.
انقر فوق الخيار "Schedule Conference". حدد تاريخ الاجتماع ووقت البدء ووقت الانتهاء (أو المدة) وعدد الحضور المتوقع. اكتب موضوع اجتماعك في حقل "الموضوع". حدد نوع المكالمة الجماعية بالنقر فوق الخيار "مؤتمر مجاني" أو "مؤتمر الاتصال الهاتفي المباشر".
راجع دقة المعلومات وانقر على زر "جدولة". قم بطباعة صفحة التأكيد الخاصة بتفاصيل المكالمة الجماعية أو احفظ المعلومات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
انقر فوق الخيار لإرسال إعلام بالبريد الإلكتروني إلى الحضور. اكتب أسماء الحضور وعناوين البريد الإلكتروني في الحقول المقابلة. انقر فوق الزر "إرسال" لإرسال إشعار إلى الحضور الخاص بك مع تعليمات الطلب وتأكيد إلى عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك.
نصائح
-
اطلب من الحاضرين تأكيد أنهم سينضمون إلى المكالمة الجماعية - يمكنهم الرد بالإيجاب على رسالة البريد الإلكتروني أو النقر على زر "قبول" في إخطار طلب الاجتماع. أرسل رسالة تذكير بالبريد الإلكتروني وأية معلومات تكميلية في اليوم السابق على اجتماعك. عند جدولة مكالمة جماعية باستخدام أداة الويب ، قم بتمديد المدة أو وقت الانتهاء وتخصيص واحد أو اثنين من الحاضرين أكثر من المخطط ، لإعطاء نفسك المرونة. عادة ما تقتطع خدمة المؤتمرات منك فقط لعدد الحضور والعدد الفعلي للدقائق المستخدمة.
تحذير
تجنب الارتباك عن طريق التحقق من تفاصيل الاجتماع قبل إرسال الإشعار. تسجل بعض تطبيقات البريد الإلكتروني كافة طلبات الاجتماع في التقويم وتضاف الاجتماعات المتعارضة أو المحدثة (لا تحل محل الموعد القديم).
