قد تكون مهمة مخطط الاجتماعات شاقة نظرًا لعدد التفاصيل المتعلقة بالتخطيط وتنظيم مؤتمر للمتحدثين ، ولكن إذا كنت تتمتع بتحدي المهام المتعددة ومعروفة بكونك معلمًا في تفاصيل اللعبة ، فستكون مستعدًا بشكل جيد وظيفة.
العناصر التي ستحتاجها
-
قائمة التحقق الرئيسية
-
عقود المتحدث
-
مكان
-
خطة احتياطية للطوارئ
ابدأ بالتخطيط لمؤتمر المتحدثين الخاص بك قبل عام على الأقل - إذا كان الأشخاص الذين تنوي مشاركتهم كمتحدثين للضيف هم من الرجال والنساء البارزين الذين تملأهم التقويمات مقدما. إنشاء قائمة فحص رئيسية تفصّل كل مهمة يجب إنجازها لجلب المتحدثين إلى المؤتمر واللوازم والمعدات والأحكام التي يجب الحصول عليها لتنظيم الحدث.
احجز مكانًا للمؤتمرات في موقع يسهل الوصول إليه بالقرب من المطارات ووسائل النقل العام والفنادق والمطاعم والمرافق الأخرى حيث يتم تدريب الموظفين في هذه الأماكن للتعامل مع حشود المؤتمرات على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. اطلب من محاميك صياغة عقد قياسي للمحادثة بحيث يكون لديك اتفاقية ملزمة قانونًا مع كل متحدث لتظهر وتشارك في الحدث.
العمل على جدول أعمال المؤتمر الخاص بك حتى من المقرر المتحدثين عمدا. قم بتعيين المتكلمين الأكثر ديناميكية للتعامل مع المفاتحات الرئيسية والفرعية النهائية حتى يشعر الحاضرون بالحماس من خلال ملاحظاتهم الأولى والمستوحاة من كلمات آخرها. أسمع المتحدثين بحدود الوقت وأقنعهم بأهمية ترك الوقت للمسائل الميدانية.
ترتيب الإمدادات وجداول التسجيل وترتيب تأجير المعدات واللافتات والشارات ونظام إيصال بطاقات الائتمان / الدفع النقدي لأولئك الذين لم يشتروا تذاكر مسبقة. إرسال جدول تأكيد إلى المتحدثين في المؤتمر قبل عدة أشهر من الموعد للسماح للمشاركين متسع من الوقت لوضع خطط النقل. تحقق من مسؤوليات منظمتك ، على سبيل المثال ، تسديد تكاليف السفر جواً أو مساكن مسبقة الدفع أو حدود الإنفاق اليومية ، وتأكد من تلقي المتحدثين قائمة بالأحداث الاجتماعية التي تمت دعوتهم إليها كجزء من زيارتهم.
تصور خطة احتياطية تغطي الاحتمالات الكارثية: موت أو إصابة متحدث أو تغيير مكان آخر دقيقة. عيّن متطوعين للعمل كمضيف لكل متحدث واحتفظ بخدمات ليموزين أو سيارات الأجرة لجذب المتحدثين في جميع أنحاء إذا لم تكن وسائل النقل ضمن مسؤوليات المضيف. إكمال مهام اللحظة الأخيرة مثل طلب الوجبات الخفيفة وحالات الماء للمتحدثين.
حشد القدرة على التحمل لآخر أيام التأخير - إذا كانت الوسائل السمعية البصرية في عداد المفقودين ، يجب أن يحدث خلط غرف الفنادق وتأخر الطائرات ، وهذا يميل إلى أن يكون الوقت الذي تخرج فيه الأمور عن السيطرة. حافظ على ذكائك عنك واعتمد على قائمة التحقق الرئيسية الخاصة بك. بعد كتابة ملاحظات ما بعد انتهاء المناقشة ، شكرًا لك على المتحدثين ، يمكنك تقديم خدمة شخصية والحصول على إجازة. كنت قد حصلت عليه.
