يعمل المحاسبون مجموعة متنوعة من البيانات كل يوم ، من البيانات المالية إلى كميات المخزون إلى ساعات العمل. من أجل استخدام البيانات ، يحتاج موظفو الحسابات إلى موقع لتخزين البيانات. يسمى الموقع الذي تقوم فيه الشركة بتخزين بياناتها المحاسبية بنظام معلومات محاسبية. تدمج معظم الشركات تكنولوجيا الكمبيوتر لإيواء هذه السجلات وتسمح للمستخدمين بالوصول إلى هذه السجلات.
البيانات المحاسبية
تتكون البيانات المحاسبية من البيانات المالية وغير المالية. توفر البيانات المالية تفاصيل المعلومات المبلغ عنها في تقارير المحاسبة والبيانات المالية والطلبات الحكومية. بالإضافة إلى التقارير ، يحتفظ المحاسبون بوثائق احتياطية يمكن استخدامها للتحقق من الأرقام المبلغ عنها. تتكون البيانات غير المالية من كميات المبيعات وحجم الإنتاج وساعات العمل وتوصيف الأصول. البيانات غير المالية تدعم الأرقام المالية المبلغ عنها. توفر كميات المبيعات تفاصيل عن إجمالي المبيعات. يوفر حجم الإنتاج تفاصيل عن كميات المخزون. توفر بيانات ساعة العمل تفاصيل الرواتب. توفر أوصاف الأصول تفاصيل عن الممتلكات والمعدات المبلغ عنها.
نظام معلومات
يوفر نظام المعلومات مستودعًا لجمع جميع البيانات المطلوبة في الشركة. تحتاج أنظمة المعلومات إلى تنظيم قوي من أجل السماح للمستخدمين بالوصول إلى المعلومات التي يحتاجونها دون توفير الوصول إلى معلومات سرية تتجاوز احتياجاتهم. تشتري العديد من الشركات برامج الكمبيوتر لإدارة احتياجات نظام المعلومات الخاصة بها. تستخدم شركات أخرى مبرمجي الكمبيوتر لبناء نظام معلومات يلبي احتياجاتهم الخاصة.
نظام المعلومات المحاسبية
نظام المعلومات المحاسبية هو نظام معلومات تم تصميمه لتلبية الاحتياجات المحددة لقسم المحاسبة. يدير قسم المحاسبة مجموعة متنوعة من المعلومات السرية. معدلات العمل بالساعة والرواتب السنوية ، جنبا إلى جنب مع معلومات الموظفين الخاصة ، يتطلب وصول محدود داخل الإدارة. يجب أن تظل أسعار بيع العملاء سرية ، خاصة عندما يدفع العملاء المختلفون أسعارًا مختلفة لمنتجات مماثلة. يجب أن تظل معرفة تكاليف التصنيع داخلية حتى لا يحاول المنافسون تخفيض سعر الشركة. مع كل من هذه الأمثلة ، فقط اختيار الموظفين يحتاجون إلى الوصول إلى المعلومات. يجب أن يوفر نظام المعلومات المحاسبية آلية لموظفين معينين لاسترداد معلومات معينة يجب عليهم العمل بها ولكن ليس المعلومات التي تقع خارج نطاق مسؤوليتهم.
الاستخدامات
بالإضافة إلى الحفاظ على السرية ، توفر أنظمة المعلومات المحاسبية للمستخدمين تقارير تم إنشاؤها لتلبية احتياجاتهم الخاصة. كما تسمح أنظمة المعلومات المحاسبية للمستخدمين بتنزيل المعلومات في جداول البيانات. في جدول البيانات ، يمكن للمستخدم تحديد أجزاء محددة من المعلومات لتلبية احتياجاتهم الخاصة.
