مع وجود العديد من الأقسام الفرعية للمحاسبة ، توجد قواعد ولوائح صارمة وسريعة فيما يتعلق بالتنظيم وما هو مسموح به وغير مسموح به. هذا ليس هو الحال مع نظم المعلومات المحاسبية. هناك ببساطة الكثير من الآراء بشأن ما هو AIS وما هو ليس كذلك. ما يميز نظام AIS من أنظمة المعلومات الأخرى هو الالتزامات القانونية والمهنية المفروضة على إدارة الشركة والمحاسبين.
تدفقات المعلومات
واحدة من ميزات AIS هو تدفق المعلومات. يتضح هنا من خلال استخدام الهرم مع الإدارة في أعلى والإدارة الوسطى تحت ذلك ، وإدارة العمليات أدناه ، وموظفي العمليات التي تمثل قاعدة تدفق المعلومات. المعلومات المتعلقة بأداء الشركة تنجرف صعودا إلى جميع مستويات الإدارة من خلال الأفراد. الإدارة العليا مسؤولة أمام المساهمين أو مالكي الشركة عن المعلومات التي يتلقونها. المساهمة في هذه المعلومات عن أداء الشركة هي العملاء والموردين الذين يتعامل معهم موظفو العمليات اليومية. باستخدام هذه المعلومات ، تقوم الإدارة العليا بتصفية معلومات حول ميزانية الشركة وتعليمات حول كيفية تغيير أو تحسين التفاعلات اليومية مع العملاء والموردين. تعرف المعلومات من الموردين والزبائن بتدفقات المعلومات الخارجية. وتعرف تلك من الموظفين إلى الإدارة والتنظيم إلى الموظفين باسم تدفقات المعلومات الداخلية.
معالجة المعاملات
ميزة أخرى من AIS هو في معالجة المعاملات. يقوم AIS بمعالجة نوعين مختلفين من المعاملات. المعاملة المالية ، وهي عبارة عن أي معاملة نقدية ذات طبيعة تؤثر على أصول أو أسهم إحدى منظمات الأعمال. تعتبر المعاملة غير المالية قرارًا ، في حين أنه لا يتم قياسه مالياً ، يمكن أن يؤثر على صحة المحاسبة الكلية للشركة. على سبيل المثال ، إذا قررت الشركة تغيير الموردين نظرًا للزيادة الكبيرة في الأسعار من مورد حالي ، فإن الأثر المباشر ليس مالياً في طبيعته حتى يتم تقديم الطلب الأول.
يتم إدخال جميع المعاملات في نظام المعلومات المحاسبية لغرض التأثير على عملية اتخاذ القرار في الإدارة العليا. إذا كانت الإدارة العليا على دراية بالزيادة المقبلة في التكاليف والضرائب أو الخسارة المحتملة للعملاء ، يمكن اتخاذ قرارات لمواجهة النتائج السلبية للأحداث المستقبلية.
نموذج AIS
يوضح نموذج نموذجي من AIS هذه الميزات ويتضمن ثلاث خطوات مختلفة في التعامل مع المعلومات. الأول هو جمع البيانات. ويعتبر من أهم هذه الخطوات الثلاث ، كما لو أن الأخطاء لا يمكن اكتشافها قد يخلق النظام مخرجات غير موثوقة. يتمثل المتطلبان الرئيسيان في عملية جمع البيانات في أن تكون البيانات المستخدمة ذات صلة وكفاءة. في مرحلة تجميع البيانات ، يجب موازنة أهمية البيانات لتصفية جميع الحقائق غير ذات الصلة من النظام. تتضمن الكفاءة جمع نفس مجموعة البيانات مرة واحدة فقط. عدم القيام بذلك يؤدي إلى بيانات مكررة. وتتمثل الخطوة الثانية في معالجة البيانات ، أو محاولة تنظيم البيانات بطريقة يمكن للإدارة اتخاذ قرارات بشأن القرارات المالية للشركة. أحد الأمثلة على ذلك هو استخدام بيانات المبيعات للتنبؤ بتوقعات المبيعات المستقبلية. وبناءً على تلك التوقعات ، يمكن اتخاذ القرارات حول متطلبات التوظيف. الخطوة الثالثة هي توليد المعلومات الفعلية التي تؤدي إلى اتخاذ القرار. سواء كان القرار يستند إلى معاملات مالية أو غير مالية ، يمكن أن يؤثر القرار على العمليات اليومية للشركة وربما على النظرة المالية للشركة.
