عندما قبلت عملك ، ناقش قسم الموارد البشرية أو مشرفك الجدول الزمني الخاص بك ، وهناك احتمال أنك وافقت على الساعات التي عرضتها. في الوقت الذي قبلت فيه الجدول ، ربما لم تكن لديك أي وسيلة لمعرفة أن ظروفك ستتغير أو أنك ببساطة لن تتمكن من العمل في الوقت الذي وافقت فيه. إذا كنت تتأخر باستمرار أو إذا كانت ظروفك الشخصية تتطلب منك أن تقدم تقريراً للعمل في وقت لاحق ، فمن الأفضل أن تطلب من مشرفك كتابياً في وقت لاحق. يؤدي تقديم طلب كتابي إلى إنشاء سجل رسمي لطلبك في حالة رفض طلبك أو تغيير جدولك الزمني وتحتاج إلى إثبات له.
استخدم تنسيق Letter رسمي لرسالة إذن المتأخرة
لأن هذا طلب رسمي ، قم بتكوين طلبك المكتوب بتنسيق حرف العمل الصحيح. المراسلات التجارية عادة ما تكون في شكل كتلة ، مما يعني أن الفقرات تتدفق مع الهامش الأيسر ؛ لا تضع فقرات المسافة البادئة. كما أن تاريخ رسالتك ، واسم وعنوان المرسل إليه ، وخط الموضوع ، وتهويل الجسد ، والإغلاق ، يكونان متوافرين أيضًا مع الهامش الأيسر. يجب أن يتضمن سطر الموضوع اسمك وموقعك ورقم الموظف الخاص بك إذا كان مختلفًا عن رقم الضمان الاجتماعي الخاص بك - لأسباب أمنية ، لا تتضمن الضمان الاجتماعي الخاص بك في رسالة قد تهبط على مكتب شخص لا يحتاج إلى معرفته.. بالإضافة إلى ذلك ، استخدم ورقة بيضاء أو بيضاء من أجل رسالتك ، خط مثل Times New Roman أو Calibri ، وقم بتسجيل اسمك بالحبر قبل أن تقوم بتزويد مشرفك وقسم الموارد البشرية بنسخهما.
إذا كان مكتبك غير واعي إلى حد كبير وتم إرساله عبر البريد الإلكتروني ، فيمكنك إعداد رسالة إلكترونية متأخرة للعمل بدلاً من ذلك. احتفظ باللغة رسميًا ، أو قم بإعداد طلبك كرسالة وأرفقه برسالة بريد إلكتروني بدلاً من ذلك.
مباشرة الدولة طلبك
بدلاً من القارئ الذي يحتاج إلى مسح الرسالة بالكامل قبل وصولها إلى طلبك الفعلي ، اذكر الطلب الوارد في الفقرة الأولى من رسالتك. على سبيل المثال ، يمكنك الكتابة ، "لقد بدأت العمل في قسم المشتريات كعميل للمبتدئين ، في 14 يونيو 2013 ، وفي 14 يونيو 2018 ، تمت ترقيته إلى وكيل شراء أقدم. جدول أعمالي الحالي هو من الساعة 8 صباحًا. حتى الساعة 5 مساءً ، من الاثنين إلى الجمعة ، والغرض من هذه الرسالة هو طلب تغيير الجدول الزمني بحيث تصبح ساعات العمل الخاصة بي من الساعة 9 صباحًا حتى الساعة 6 مساءً"
لا تتأخر
ضع إطارًا لطلبك بنبرة إيجابية وتجنب استخدام كلمة "متأخر". إذا كنت تطلب تغييرًا دائمًا في الجدول ، فأنت تطلب ساعات مختلفة ، وليس الإذن بالتأخير كل يوم. وأنت لا تطلب من المشرف الخاص بك تقليل ساعات العمل الخاصة بك بمقدار الوقت الذي تأخرت فيه في العمل. إذا كان طلبك لفترة محددة ، فذكر أنه بالقول ، "الغرض من هذا الخطاب هو طلب تغيير الجدول الزمني بحيث ، من 1 أبريل حتى 30 أبريل ، أدخل السنة ، تصبح ساعتي 9 صباحًا حتى 6 مساءً".
اعطاء سبب صادق
في حين أنه من الممارسات الجيدة أيضًا أن تكون صادقًا مع رب عملك ، إذا كنت تطلب الحضور بعد ساعة لأنك لست شخصًا في الصباح ولا يمكنك فعل ذلك في الوقت المناسب ، فقد ترغب في إعادة النظر في ذلك أساس معقول لطلبك. ولكن إذا كان سببك هو أن لديك التزامات شخصية أو عائلية يمكن تقديمها بشكل أفضل إذا كان لديك وقت إضافي للوصول إلى العمل ، أشر إلى ذلك. لا تحتاج أن تكون شخصية للغاية على سبيل المثال ، يبدو أن التقاط طفلك من الرعاية النهارية أو استخدام السيارات مع زوجك هو أساس معقول للطلب. ومع ذلك ، فستكون أنت القاضي ، بناءً على علاقتك مع مشرفك أو مديرك ، وما إذا كانت بحاجة إلى معرفة السبب المحدد وراء رغبتك في تغيير الجدول الزمني.
جعله يستحق صاحب العمل في حين
إذا كان طلبك بسبب تأخرك باستمرار وكنت تعتقد أن الوصول بعد ساعة من الجدول النموذجي الخاص بك سيساعدك في الإبلاغ عن العمل في الوقت المحدد ، فكن صريحًا بشأن التحديات التي تواجهك في الوصول إلى العمل في الوقت المحدد. تشير إلى أن حضورك يمكن أن يتحسن بشكل ملحوظ إذا كان لديك جدول زمني مختلف. هذه هي إحدى الطرق للتعامل مع أحد جوانب أدائك الوظيفي ، ويمكنك أن تذكر في رسالتك أنك تحاول أن تكون سباقاً فيما يتعلق بتحسين أدائك من خلال معالجة مشكلة مشكلة الحضور. على سبيل المثال ، قد تبدأ الجملة ، "أعتقد أن ساعات العمل الجديدة سيكون لها التأثيرات الإيجابية التالية على النشاط التجاري …"
تقديم ضمانات
قد تشعر بالحاجة إلى تأكيد مشرفك على أن تغيير جدولك لن يؤثر سلبًا على عمليات القسم أو قدرتك على التعامل مع حجم العمل. ربما قمت بتتبع مكالمات العملاء التي تتلقاها ولاحظت أن جميع العملاء يتصلون فعليًا بعد الساعة التاسعة صباحًا ، ثم يمكنك إضافة رسالتك إلى أنك قد راقبت الذروة في مكالمات العملاء وأن تغيير الجدول الزمني قد يفيد المؤسسة. في رسالتك ، يمكنك أيضًا الإشارة إلى أنك لا تتوقع أي تحديات لإنجاز جميع المهام المخصصة لك ، الأمر الذي يمنحك مزيدًا من التأكيد على أنك قد فكرت بذلك ومن المؤكد أن تغيير الجدول لن يسبب أية مشكلات.
متابعة
يجب أن تذكر الفقرة الأخيرة من رسالتك للتأخر في الوصول إلى المكتب طلبك ، وإذا كان تغيير الجدول الزمني دائمًا ، فاقترح التاريخ الذي تريد أن يسري فيه التغيير. اسأل ما إذا كان هناك أوراق إضافية تحتاج إلى إكمالها لتنفيذ تغيير الجدول الزمني. هذا يضع المسؤولية على إدارة الموارد البشرية أو المشرف الخاص بك لإعطائك استجابة ، على الأقل عن الأعمال الورقية. أيضًا ، عند كتابتها بهذه الطريقة ، تبدو أكثر إيجابية من الحرف الذي يشير إلى أنك غير متأكد من الموافقة على الطلب. أشكر قسم الموارد البشرية والمشرف على دراستهم وأخبرهم متى ستقوم بالمتابعة للحصول على الموافقة.
