يمكن إعادة جدولة الأحداث التجارية الكبيرة يكون كابوسا لوجستية. حتى مع الأسباب الأكثر مصداقية لتغيير التاريخ ، فإن العملاء والعاملين في مجال الأعمال سوف يشعرون بالضيق والإزعاج. كما أن الطريقة التي تقدم بها المعلومات سيكون لها تأثير كبير على الانطباع الذي سيكون لدى الحضور ؛ توخ الحذر لتبدو معتذرة ومتفائلاً ، لذا فإن المستلمين سيشاهدون إعادة الجدولة كنكسة مؤقتة بدلاً من كونها خطأ أو نتيجة لسوء التخطيط.
أدخل قطعة من ورق الشركة في طابعتك ؛ هذا هو إشعار رسمي حول إعادة جدولة حدث تستضيفه. الوقت هو الجوهر وسيجذب ترويسة انتباه المتلقي أكثر فعالية من الورق العادي.
افتح برنامج معالجة الكلمات من اختيارك. ابدأ مستندًا جديدًا بتحديد "ملف" و "جديد".
اكتب التاريخ وتخطى سطر. استخدم ميزة دمج المراسلات في برنامج معالجة الكلمات الخاص بك لإدراج أسماء وعناوين الحاضرين.
ابدأ بقولك أنه سيتعين عليك إعادة جدولة الحدث ، وتحديث ذكرياته حول ما هو الحدث وموعد انعقاده في الأصل.
اعتذر بصدق وشرح سبب التأخير. لا تعتذر لأكثر من مرة أو قد ينظر المتلقين إلى هذا على أنه اعتراف بالذنب أو سوء الإدارة.
قدم تفاصيل حول موعد حدوث الحدث. إذا كانت شركتك تقدم تعويضًا عن رسوم إعادة حجزها أو أي حافز آخر ، يمكنك تفصيل كيف يمكن للحاضرين التقدم بطلب للحصول على التعويض. ألعب الأخبار الجيدة ؛ إذا كان إعادة الجدولة حدثًا محظوظًا ، مثل إعادة الجدولة لبعض الوقت مع طقس أفضل ، قم بالتعليق على ذلك.
أشكر الحاضرين على تعاونهم ، ومنحهم معلومات الاتصال بهم الذين يمكنهم الاتصال بهم إذا كانت لديهم أسئلة أو يجدون صعوبة في إعادة جدولة زيارتهم.
قم بتوقيع الرسالة "مع خالص التقدير" ، وقم بتخطي ثلاثة أسطر. اكتب اسمك الكامل وعنوانك. قم بطباعة الحروف وتوقيع كل منها فوق اسمك المكتوب.
أرسل الرسائل بأعلى خدمة ممكنة. إذا لم يكن بإمكانك إرسال عدد كبير من الرسائل عن طريق البريد ذي الأولوية ، فاتصل بكل زائر أولاً وقدم له المعلومات الأساسية حول إعادة جدولة الحدث. دعهم يعرفون أن رسالة رسمية ستتبع.
