إذا كنت تخطط لبدء نشاط تجاري ، فستحتاج إلى التفكير بعض الشيء في إنشاء مكتب يمكنك منه التخطيط لهذا النشاط التجاري وإدارته. من أجهزة الكمبيوتر إلى آلات النسخ ، تتطلب المكاتب الحديثة عدة أنواع مختلفة من المعدات والأثاث واللوازم للعمل بكفاءة. تقع المعدات المكتبية ضمن فئات قليلة ، بناءً على وظيفتها في المكتب.
ما هي معدات المكاتب؟
يشمل مصطلح "المعدات المكتبية" أي موجودات طويلة الأجل تستخدم للقيام بمهام إدارية أو مكتبية. لذا ، فإن الفئة واسعة للغاية. في الواقع ، غالباً ما يكون من الأسهل بالنسبة للأغراض المحاسبية والضريبية مراعاة ما هو مستبعد من المعدات المكتبية. ومن الجدير بالذكر أن اللوازم المكتبية وأثاث المكاتب يتم تصنيفها وتتبعها بشكل منفصل عن المعدات المكتبية. تتضمن اللوازم المكتبية المواد التي تتوقع استهلاكها واستبدالها بشكل أكثر انتظامًا. قد تتضمن الأمثلة عناصر مثل الورق ذي الرأسية والقرطاسية الأخرى وبطاقات العمل وما شابه. المقاعد ، كراسي المكتب ، مقاعد الضيوف أو العملاء ، الطاولات وغيرها من الأثاث مشمولة في فئة أثاث المكاتب.
معدات الحاسوب
تستثمر المكاتب الحديثة بشكل كبير في أجهزة الكمبيوتر لأن البقاء على اتصال داخليًا وفي العالم عادة ما يكون حاجة ماسة للمهمة. ستحتاج معظم المكاتب إلى العديد من أجهزة الكمبيوتر المكتبية والمحمولة ، بالإضافة إلى طابعات لإنشاء نسخ مطبوعة من الرسائل والاتفاقيات وغيرها من الوثائق. قد تحتاج المكاتب أيضًا إلى تحويل نسخ ورقية من المستندات إلى ملفات رقمية. مطلوبة الماسحات الضوئية والكابلات لتوصيل الجهاز إلى جهاز كمبيوتر لمثل هذه المهام. قد تكون هناك حاجة أيضا الكاميرات الرقمية وأجهزة العرض للعروض وطابعات الصور.
معدات الاتصالات
تعتمد مكاتب الأعمال بشكل كبير على قدرتها على التواصل مع الأقسام أو المواقع الأخرى في نفس الأعمال التجارية ، بالإضافة إلى غيرها من الشركات والعملاء والبائعين. تساعد الهواتف أيضًا على ربط موظفي المكاتب ببعضهم البعض داخليًا ، مما يساعد على زيادة الإنتاجية عن طريق تقليل وقت المشي لنقل الرسائل السريعة. تساعد اتصالات Interoffice أيضًا على تعزيز صورة أكثر احترافية لزوار المكتب.
في حين أن أجهزة الفاكس تستخدم في المكاتب التجارية أقل مما كانت عليه في الماضي ، فإن بعض الشركات لا تزال تحتاج إلى استخدامها لإرسال الوثائق المطبوعة التي لا يمكن مسحها. هذا هو الأكثر شيوعا في المكاتب التي تتعامل مع السجلات الورقية الآمنة ، الحساسة أو السرية ، مثل مكاتب المحاماة والمكاتب الطبية.
إذا كان المكتب يتطلب قدراً كبيراً من إعداد الوثائق ، وخاصة المراسلات ، فقد يكون من الحكمة الاستثمار في أجهزة الإملاء من أجل تسهيل الأمر على المساعدين الإداريين لمعالجة وإنشاء نسخ مطبوعة من الرسائل والمستندات الأخرى التي تمليها. معدات الاتصالات الأخرى التي قد يحتاجها مكتب العمل تشمل الهواتف اللاسلكية ، أجهزة الرد ، سماعات البلوتوث ، الأجهزة الخلوية أو الهواتف الذكية ، مسجلات الأشرطة ، أجهزة تسجيل وعرض الفيديو والتلفزيونات أو شاشات العرض.
المعدات المكتبية العامة
قد تكون هناك حاجة أيضا غيرها من المعدات من قبل المكاتب. خزانات الملفات مهمة للحفاظ على نسخ من الوثائق التي يجب الاحتفاظ بها في أماكن العمل ، إما لحفظها أو الرجوع إليها بسهولة. لنفس السبب ، يمكن للحماية من الحرائق تأمين الأشياء الثمينة والوثائق الأصلية الحساسة.
توجد بعض المعدات في كل مكان حيث تحتاجها جميع المكاتب تقريبًا وتستخدمها بشكل منتظم. على سبيل المثال ، تساعد آلة التصوير هذه المكاتب على إنشاء نسخ مكررة ضرورية من المستندات التي يجب على الأعمال أن تنشئها للشركاء والعملاء ، مثل المراسلات والاتفاقيات أو العقود. كما أن تمزيق الورق ضروري أيضًا للتخلص بشكل سليم من المعلومات الحساسة أو الخاضعة للملكية أو المعلومات السرية بطريقة آمنة.
وقد تحتاج المكاتب أيضاً إلى معدات عامة أخرى مثل أجهزة البريد البريدية لمعالجة البريد الصادر ، وصانعة ملصقات لاحتياجات التخزين واللوحات البيضاء لجلسات التخطيط والاستراتيجية.
