كيفية بناء قاعدة بيانات الكنيسة

سوف توفر قاعدة بيانات الكنيسة معلومات أساسية عن كل عضو في الجماعة الخاصة بك بنقرة من فأرة الكمبيوتر. لقد ولت أيام دفاتر العناوين الورقية ، مع خدوش الدجاج في مجال السكرتارية والتشويش مع تطور العائلات ونقلها. مع قاعدة بيانات ، يبقى كل شيء منظمًا وحديثًا ، مما يسمح لك بمشاركة معلومات الاتصال داخل عائلة الكنيسة.

جمع معلومات الاتصال الخاصة بكل من يحضر كنيستك. يمكنك القيام بذلك عن طريق تمرير نموذج للمجمع ليملأه في إحدى الخدمات ، أو باستخدام قائمة بريد إلكتروني ، إما السماح برد البريد الإلكتروني أو الارتباط بموقع نموذج عبر الإنترنت مثل SurveyMonkey.com.

لكل عائلة ، تأكد من الحصول على الاسم والعنوان ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني. قد ترغب أيضًا في تضمين أعياد الميلاد وتاريخ الذكرى السنوية والمعلومات ذات الصلة حول كل طفل مثل العمر والاهتمامات الخاصة.

إبلاغ الغرض من قاعدة بيانات الكنيسة لكل فرد. اطلب إذنًا من الأشخاص قبل تضمينهم في ملف عام ، وإذا لم يرغبوا في مشاركة معلوماتهم ، فقم إما بإنشاء ملف "خاص" أو تركهم غير مدرجين.

بدء جدول بيانات Excel. يجب أن يكون العمود الأول لأسماء أفراد العائلة ، يليه عمود ثان لعنوان المنزل. يجب أن يتضمن العمود الثالث رقم هاتف ، ويجب أن يحتوي العمود الرابع على عنوان بريد إلكتروني ، ويمكن أن يشتمل العمود الأخير على أي ملاحظات أو مخاوف يجب أن يكون الموظفون الرعويون على دراية بها.

يمكنك أيضًا إنشاء هذا في Microsoft Word أو Open Office أو أي برنامج آخر يسمح لك بإنشاء ملف قابل للطباعة ولكنه مفيد إلكترونياً يمكن تخزينه على الكمبيوتر أو حفظه على قرص.

احفظ الملف بعد إدخال جميع المعلومات. يجب الاحتفاظ بقاعدة البيانات هذه في مكان يسهل فيه الوصول إلى أولئك الذين يستخدمونه بشكل منتظم (مثل موظفي الكنيسة) ولكن ليس لأولئك الذين لا يحتاجون إلى المعلومات. فكر في وضعها على قرص صلب مشترك ، أو كلمة مرور تحميها لمنع المتلصصين.

فكر في شراء برنامج قواعد البيانات المصمم للكنائس ، مثل Servant Keeper. سيكون جدول بيانات Excel في هذه الحالة مجرد مسودة. أعد إدخال معلوماتك النهائية المنظمة في الحقول المخصصة في برنامج قاعدة البيانات. احفظ عملك.

العناصر التي ستحتاجها

الكمبيوتر مع الوصول إلى الإنترنت
معلومات الاتصال لجميع المصلين الذين يريدون أن يتم تضمينها
أمين أو متطوع في إدخال البيانات
برنامج جداول البيانات مثل Microsoft Excel
برمجيات قواعد البيانات (اختياري)

نصائح

الحفاظ على سرية المعلومات السرية. احترم خصوصية جمعيتك. تحقق مرة أخرى من هجاء الأسماء وأرقام أرقام الهواتف للتأكد من دقتها.

تحذير

إذا كانت لديك مشكلة في برنامج قاعدة البيانات أو كنت تعتقد أن هذا البرنامج معطل ، فلا تحاول "إصلاحه". يمكنك القضاء على ملفات قيمة. بدلاً من ذلك ، استخدم رقم خدمة العملاء المتوفر مع البرنامج.