كيفية استخدام قاعدة بيانات لحسابات الفنادق. وبغض النظر عن جميع أنواع برامج الضيافة التي يتم بيعها ، فلا يزال هناك خيار يجب القيام به حول كيفية إدارة حسابات الفنادق ونوع قاعدة البيانات التي يجب عليك استخدامها. يعتبر نوع الفندق وحجم سلسلة الفنادق والميزانية عوامل في تحديد كيفية تخزين معلومات العملاء.
العناصر التي ستحتاجها
-
برمجيات قواعد البيانات (MS Access أو الملكية)
-
محطات العمل
-
طاقم مدرب على الكمبيوتر
تحليل احتياجات الفندق المعين. قد يكون الأمن مصدر قلق ، بالإضافة إلى كمية المعلومات المطلوبة لخدمة العملاء. يمكن للشركات الراقية استخدام المعلومات التفصيلية في قاعدة بيانات للتنبؤ وتوفير احتياجات عميل فردي.
قم بتضمين الجداول العامة للاسم الأول والأخير والعنوان والهاتف وأرقام بطاقات الائتمان المخزنة. قم بتضمين أي شيء سيساعد في معرفة كيفية استخدام العميل للفندق ، من معلومات السيارة إلى محدودية الحركة.
إضافة الجداول القابلة للربط لسجل البقاء. يجب إعداد جداول "تواريخ البقاء" بحيث يمكن الاستعلام عنها لتشغيل التقارير حول وقت شغل الغرف وعند وجود العديد من الوظائف الشاغرة.
الحفاظ على معلومات الاتصال الحالية. اطلب من جهات الاتصال أن تظهر على سبيل المجاملة في تسجيل الوصول في مكتب الاستقبال للتأكد من أنه يمكنك الوصول إلى العملاء إذا لزم الأمر.
ضع قائمة حسابات يومية مرتبطة يمكن لموظفي مكتب الاستقبال استخدامها لتسجيل المبالغ النقدية والائتمانية المستلمة والغرف المعبأة ، ليوم / ليلة حالي. هذه التقارير لا غنى عنها للتدقيق الليلي.
نصائح
-
استفد من البرامج الخاصة بالسلسلة. تحقق دائمًا أولاً لمعرفة ما إذا كانت الشركة ، أو الإدارة السابقة لديها برنامج يعمل ، وإذا كان بإمكان أي شخص إخبارك عن كيفية استخدامه. محاسبة الفندق هي ممارسة يتم اختبارها بمرور الوقت. قد يكون من الصعب البدء من جديد. يمكن إنشاء قائمة حسابات يومية في MS Excel ويمكن ربطها بقاعدة البيانات الخاصة بك. يجب أن يكون موظفو مكتب الاستقبال قادرين على ملء وظائف Excel المختلفة دون الكثير من المتاعب ، وليس لديهم للتنقل في قاعدة البيانات للقيام بذلك.
