السياسات والإجراءات هي متطلبات لمعظم المنظمات. يجب أن يكتب الكثيرون هذه الأنواع من المستندات لأن عليهم الامتثال للوائح ، مثل المنظمة الدولية للتوحيد القياسي (ISO). ISO هي مجموعة من المعايير التي تركز على تحسين ضمان الجودة. أحد الأمثلة الأكثر شيوعًا للسياسات والإجراءات التي تكتبها المنظمات هو إجراء التشغيل القياسي (SOP).
سياسات
تنص السياسات على القواعد التي ستنفذها الشركة في المنظمة أو الإدارة. على سبيل المثال ، لدى الشركة سياسة حول كلمات المرور. قد ينص على أنه يجب على الموظفين تغيير كلمات المرور كل 60 يومًا. قد تنص السياسة أيضًا على أن النظام سيخبر الموظفين قبل 14 يومًا من انتهاء صلاحية كلمات المرور الخاصة بهم. يجب أن تكون السياسات واضحة وموجزة ومتسقة. السياسات سيكون لها أيضا اختصارات فيها. يجب أن يقوم الكاتب بتهجئتها في المرة الأولى التي يتم فيها استخدامها ثم استخدام الاختصارات في بقية السياسات.
الإجراءات
إجراءات تنفيذ السياسات. توفر الإجراءات معلومات مفصلة ، مثل إرشادات خطوة بخطوة حول كيفية تنفيذ المهام. مثال على الإجراء هو كيفية إنشاء حسابات شبكة جديدة. قد تشتمل الخطوة الأولى على قيام المدير بملء نموذج لاستئجاره الجديد. قد يتطلب النموذج من المدير تقديم معلومات ، مثل الاسم الكامل الجديد للتأجير والمسمى الوظيفي والقسم الذي سيعمل فيه الموظف الجديد. ثم يقوم المدير بإرسال النموذج إلى قسم تكنولوجيا المعلومات. بعد ذلك سيتلقى مسؤول الشبكة إجراءات يجب عليها اتباعها. يمكن أن يتضمن ذلك إعداد حساب بريد إلكتروني وحساب شبكة وإنشاء شارة أمان. يجب أن تكون الإجراءات سهلة المتابعة. من المهم أن نتذكر أن الإجراءات تتغير على مدى فترة من الزمن. لذلك ، يجب على الشركة مراجعتها مرة واحدة على الأقل كل عام. يجب أن يعين الشخص لتحديث الإجراءات. مثل السياسات ، يجب أن تكون الإجراءات متسقة وموجزة ودقيقة.
SOP
يقصد SOP بإجراءات التشغيل القياسية. يصف هذا النوع من الوثائق ما تقوم به المنظمة وإداراتها. بالإضافة إلى ذلك ، يشرح أدوار ومسؤوليات الموظفين. ثم عادة ما تتضمن إجراءات التشغيل القياسية سياسات وإجراءات لكل قسم. على سبيل المثال ، ستغطي السياسة القواعد الخاصة بشراء الأجهزة. ثم سيوفر الإجراء إرشادات خطوة بخطوة حول كيفية شراء الأجهزة. على الرغم من أن SOP يتكون بشكل أساسي من نص ، إلا أنه يجب أن يشتمل المخطط الجيد على المخططات التنظيمية والرسوم البيانية والمخططات الانسيابية وسير العمل.
