كيفية انشاء نظام ايداع المكتبه الرقميه

إن أهمية وجود نظام تنظيم مكتب جيد التنظيم لا تكون أكثر وضوحًا من أي وثيقة مهمة مفقودة. قد تؤدي أنظمة حفظ الملفات غير الفعالة إلى إضاعة الوقت والمال وتؤدي إلى ضعف عملية صنع القرار إذا احتوى المستند المفقود على جزء لا يتجزأ من المعلومات ويجب عليك اتخاذ قرار بدونه. تتمثل إحدى الطرق لإنشاء أمر من الفوضى في إنشاء نظام ملفات مكتبية رقمي ، حيث تقوم بتعيين الأرقام للسجلات ، مثل أوامر الشراء وعناصر المخزون والتقديرات ومعلومات الملف بترتيب تصاعدي أو من أقل رقم إلى أعلى رقم.

العناصر التي ستحتاجها

• نظام الترقيم

• حافظة الملفات

• أدلة مقسم الملف

• علامات تبويب مقسم الملف

• مجلدات الملفات ، ألوان متنوعة

• ملصقات

انشاء فئات ونظام الترقيم

قم بإعداد فئات الملفات وقم بتعيين أرقام التحكم. أدرج الأقسام الفردية داخل مؤسستك بشكل منفصل. قم بتعيين رقم تحكم رئيسي لكل قسم. على سبيل المثال ، قد تختار مؤسسة صغيرة إعداد فئات ، مثل "المالية" و "المبيعات" و "المشتريات" و "الموارد البشرية" و "المعدات". تعيين رقم تحكم لتحديد كل فئة رئيسية ، مثل 100 إلى Financial ؛ 200 ، المبيعات ؛ 300 ، المشتريات ؛ 400 ، الموارد البشرية ؛ و 500 ، المعدات.

قم بإعداد الفئات الفرعية للملفات وتعيين أرقام subcontrol لتعريف كل فئة فرعية وتعريفها. على سبيل المثال ، بالنسبة لفئة المبيعات ، يمكنك إضافة 10 لتقارير المبيعات ؛ 20 ، تقديرات المبيعات. و 30 ، إيصالات المبيعات.

قم بإعداد نظام ترقيم ضمن كل فئة فرعية لتحديد المستندات الفردية داخل الفئة الفرعية. سيصبح هذا الرقم الذي تقوم بطباعته على المستند نفسه. على سبيل المثال ، إذا أرسلت طلبًا لنماذج تقدير المبيعات المطبوعة مسبقًا ، فستدرج رقم النموذج الأول في شكل 200-20-01 أو 200 20 01 ، إذا كنت تفضل ذلك. كل وثيقة متتالية ستزيد بمقدار واحد. ستقوم بطباعة "200-20-02" في نموذج التقدير الثاني للمبيعات ، على سبيل المثال.

إنشاء فهرس رئيسي لخطة الإيداع الخاصة بك. سيكون هذا بمثابة جدول محتويات لخزانة الملفات.

انشاء مجلس الوزراء

إنشاء نظام ترميز الألوان لتحديد الفئات الرئيسية والفئات الفرعية. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء قاعدة تستخدم تسمية مقسم ملف أزرق لتحديد الفئات الرئيسية. بعد ذلك ، يمكن لمجلدات الملفات الملونة تحديد الفئات الفرعية ، كما هو الحال في المجلدات الحمراء لتقارير المبيعات والمجلدات الخضراء لتقديرات المبيعات والمجلدات الصفراء لإيصالات المبيعات. ستحدد العلامات الموجودة في مجلدات الملفات محتوياتها ، مثل التصنيفات التي تعرض 01-100 و 101-200 وما إلى ذلك.

إنشاء علامات تبويب مقسم الفئة الرئيسية ومكان في خزانة الملفات. ﻗﻢ ﺑﻮﺿﻊ ﻣﻠﻔﺎت اﻟﻤﻠﻔﺎت اﻟﻔﺮﻋﻴﺔ اﻷوﻟﻴﺔ ﻓﻲ ﻣﻠﻒ اﻟﺒﺮاﻣﺞ ﺛﻢ إﺿﺎﻓﺘﻬﺎ ﺣﺴﺐ اﻟﻀﺮورة.

مستندات الملف بالترتيب العددي المناسب.

نصائح

• خصص بعض الوقت لتحديد احتياجات نشاطك التجاري واتخاذ قرار بشأن نظام الفئات والترقيم الذي يفيد نشاطك التجاري.

  إذا كنت تستخدم نظام محاسبة محوسبًا وقم بطباعة النماذج الخاصة بك ، فقد تحتاج إلى تغيير نظام الترقيم ليعكس متطلبات التقديم. على سبيل المثال ، يمكن أن يبدأ الترقيم على نماذج تقدير المبيعات في 200-20-01 وزيادة بمقدار واحد لكل تقدير جديد.

  توفير موقع محدد وحاوية لجميع المستندات التي لم يتم تقديمها بعد ، في حالة احتياجك إلى الوصول إليها في هذه الأثناء.

  أفضل طريقة للتأكد من مواكبة متطلبات التقديم هي وضع جدول زمني ، مثل يومي أو أسبوعي.