تعتمد المنظمات المربحة على أنماط الاتصالات التجارية الرسمية وغير الرسمية. توفر قنوات الاتصال الرسمية بنية نحو النتائج الإنتاجية. تسمح التفاعلات غير الرسمية ببناء علاقات حقيقية وطرق بديلة لخلق معنى في المنظمة. كلاهما يكمل كل منهما الآخر ويمكنه تقوية الشركة عند تطبيقها بفعالية. يمكن التخطيط لكل منها ، لكن الاتصال غير الرسمي يكون عادة عفويًا.
الغرض من الاتصالات الرسمية
الاتصالات التجارية الرسمية هي تبادل استراتيجي للمعلومات يدعم جدول أعمال واضح. تعتبر هذه المعلومات تقليديًا طريقة اتصال داخلية ، ولكنها يمكن أن تتضمن تفاعلات منظمة مع أشخاص وكيانات خارج المنظمة.
يمكن أن يؤدي الاتصال الرسمي أيضًا إلى تفاعلات غير رسمية.على سبيل المثال ، قد يقوم أحد كبار الضباط بتحديد موعد لجولة أو اجتماع مجلس البلدية حيث يتم تشجيع التدفق الحر للتعليقات على مواضيع المناقشة. ومع ذلك ، يمكن أن تؤدي هذه إلى تفاعلات شخصية وقصص وأفكار لم تكن مدرجة في جدول الأعمال الأصلي.
أنواع الاتصالات الرسمية
يجوز للمؤسسات التواصل مع فريقها الداخلي من خلال التواصل الكتابي أو الشفوي. يمكن للمديرين استخدام أدوات مكتوبة رسمية مثل رسائل البريد الإلكتروني أو إدخالات المدونات أو مواد التدريب على التوجيه أو النشرات الإخبارية. تعتبر العروض التقديمية والاجتماعات والمؤتمرات المجدولة أمثلة على التفاعلات اللفظية كاستراتيجية اتصال رسمية. يمكن أن يشمل الاتصال الرسمي أيضًا وضع إستراتيجي لافتات المكتب ، ومراجعات الموظفين والتعاون مع المنظمات غير الربحية. تعتبر التقارير الإخبارية والمظاهر التنفيذية أيضًا وسائل مبتكرة لتعزيز العلاقات التجارية من خلال التواصل الرسمي.
الغرض من الاتصال غير الرسمي
التفاعلات العفوية تشعل "الكرمة" من المعلومات المشتركة من خلال شبكات الاتصالات غير الرسمية. يجب أن تكون الاتصالات التجارية غير الرسمية مكملة للشبكات الرسمية. يتم ترسيخ العلاقات الحقيقية والمربحة من خلال هذه الطريقة. في بعض الأحيان ، يمكن أن يؤدي الجو غير الرسمي إلى توزيع المعلومات بطريقة غير رسمية وغير مبهمة. لهذا السبب ، يجب أن يكون جميع الموظفين حريصين على مشاركة المعلومات الحساسة أثناء الاتصال بشكل غير رسمي. على الرغم من أن التواصل الكتابي يمكن أن يكون غير رسمي ، إلا أنه من المناسب تجنب القضايا القانونية والأخلاقية.
أنواع الاتصالات غير الرسمية
يمكن أن تحدث الاتصالات الشفهية غير الرسمية أثناء استراحة الغداء وتفاعلات المدخل والمكالمات الهاتفية. قد يتضمّن متعاقدو الأعمال المبدعون عمداً ملاحظات مكتوبة بخط اليد ورسائل نصية وتذكيرات الذكرى السنوية وبطاقات أعياد الميلاد لبناء علاقة مع زملائهم في العمل.
ديناميات الاتصالات المؤسسية
يمكن تقديم المعلومات من الإدارة إلى الموظف ، أو العكس. نادراً ما تنحرف الشركات التي تأسست أساساً في الشبكات الرسمية عن القواعد والبروتوكولات. من ناحية أخرى ، تشجع ثقافات الشركات غير الرسمية العفوية والشبكات العرضية. بغض النظر عن ثقافة الشركة ، تنمو المؤسسات من خلال التوازن الاستراتيجي للشبكات الرسمية وغير الرسمية. تستفيد المؤسسات من إنشاء شبكة اتصالات مفتوحة تتضمن تعليقات من الموظفين والمديرين على حد سواء.
