كيفية كتابة اقتراح الإدارات

يتم استخدام مقترح الإدارات بشكل عام للحصول على الموارد لبرنامج جديد أو موسع أو خدمة جديدة أو طريقة مختلفة للقيام بالأعمال الحالية التي تتطلب الموافقة على إنفاق مخصصات ميزانية الإدارة. يجب أن يكون موجزًا ​​بما يكفي لاحترام وقت صانع القرار ، ولكنه شامل بما فيه الكفاية للحصول على الموافقة. قد يكون الاقتراح عبارة عن استجابة لطلب تقديم (RFP) ، أو قد يكون غير مرغوب فيه.

إعداد الاقتراح

هل البحث الخاص بك. اقرأ RFP أو دليل اقتراح الأقسام بدقة. معرفة ما يطلبونه (الشكل ، الطول ، عدد الأقسام). اتبع التعليمات بدقة ؛ لا يرتجل.

اعرف من أنت تقدم الاقتراح إلى: الرئيس التنفيذي ، مجلس الإدارة أو مدير الإدارة. ستحتاج إلى عرض الاقتراح على وجهة نظرهم. سيحتاج المدير التنفيذي إلى رؤية أكثر إستراتيجية ، في حين أن المدير سيتطلب المزيد من التفاصيل الإجرائية. يتكون مجلس الإدارة من كليهما ، لذا يجب أن يكون كلا الهدفين موثقين جيدًا.

اقرأ الخطة الاستراتيجية للإدارة أو ما يعادلها. ستحتاج إلى إظهار كيف يحقق اقتراحك هدفًا استراتيجيًا أو نتيجة أساسية. اقرأ أي مستندات إدارية أخرى ذات صلة ، ولا سيما تلك التي تشير إلى المنطقة التي تعمل فيها.

تطوير الاقتراح

ابدأ بسجل للمشكلة التي ستحلها ، أو الخدمة التي ستقدمها. وصف الحاجة أو تقديم تحليل للاحتياجات. أظهر مدى فهمك للهيكل الإداري وموضع هذا الاقتراح.

حدد فوائد اقتراحك - كمياً إن أمكن. تسليط الضوء على نقاط القوة والفرص الكمية ، وإظهار الحلول للضعف والتهديدات. صف الخيارات والبدائل الممكنة من حيث التكاليف والمنافع النسبية. قم بتحليل المخاطر تشمل الاعتبارات القانونية وتحديد الحلول للمخاطر المحددة. حدد خيارك المفضل ، ووضح السبب.

تحديد الموارد البشرية والمادية التي ستكون مطلوبة للخيار الموصى به ، من حيث العدد والتكلفة. تأكد من دقة جميع ادعاءاتك وأنك تمتلك الموارد اللازمة لتزويدك بنتائج واعدة.

حدد بوضوح الإطار الزمني للعمل. تضمين بنية عمل أساسية أو مخطط جانت ، وهما من أدوات إدارة المشروع. إذا كنت غير معتاد عليها ، فابحث عن زميل له. تأكد من تضمين أسماء أي زملاء يقدمون مساعدة كبيرة ، إما شفهيًا أو في الاقتراح.

قبل تقديم الاقتراح ، ضعه جانباً لمدة 24 ساعة. اقرأها بدقة ، وحدد أي نقاط ضعف ؛ تشديد القواعد. اطلب من شخص تثق به أن يراجع ويكتب إذا لزم الأمر.

إنشاء ملخص تنفيذي. في صفحة واحدة أو أقل ، حدد الأجزاء الهامة من الاقتراح. ضع هذا كصفحة أولى. يجب أن تكون الصفحة الثانية فهرسًا دقيقًا أو جدول محتويات.

نصائح

• إذا كنت تريد الحضور شخصياً ، فعليك أن تمارس عرضك التقديمي أمام المرآة ، أو أن تقدم إلى زميل لك كتشغيل جاف.

  لا تعد أبدًا بما لا يمكنك تقديمه أو تقديم ادعاءات لا أساس لها أو غير صحيحة.