كأعضاء مهمين في قسم المحاسبة في المنظمة ، يكون لموظفي الحسابات المستحقة الدفع عدة أهداف وأهداف تضمن التعامل مع مدفوعات الشركة بشكل صحيح. على الرغم من أن الهدف الأساسي لدائرة المحاسبة هو ضمان التعامل مع مدفوعات البائعين والموظفين في الوقت المناسب ، فإن موظفي الحسابات المستحقة الدفع مسؤولون أيضًا عن التحقق من الأخطاء التي تم العثور عليها على طول الطريق وتصحيحها. كما أنهم قادرون على المساعدة في المهام المحاسبية الأخرى ، مثل تنظيم الملفات ومراجعة التقارير ، الأمر الذي يمكن أن يسمح لقسم المحاسبة بالعمل بشكل أكثر كفاءة.
دخول في الوقت المناسب
أحد الأهداف المهمة لموظفي الحسابات الدائنة هو إدخال الفواتير في الوقت المناسب للدفع. يسمح قسم المحاسبة في معظم الشركات للموظفين بتحديد أهدافهم وأهدافهم الخاصة التي تتماشى مع الأهداف والغايات العامة للإدارة. سيقوم الشخص الذي يفتح البريد بإدخال تاريخ مستلم على الفاتورة. يقوم الشخص المستحق الدفع أيضًا بتجميع التاريخ وأخذ أولية للفاتورة عند معالجتها للدفع. تسمح هذه الخطوات بمراجعة الوقت المستغرق من استلام فاتورة حتى يتم إدخالها في نظام المحاسبة. وهذا يوفر للحسابات المستحقة الدفع أو غيرها وسيلة لقياس أنشطتها فيما يتعلق بأهدافها.
أخطاء مخفضة
في حين أن الأخطاء تحدث ، فإن الفكرة هي تقليلها أو القضاء عليها قدر الإمكان. يتطلب الحد من الأخطاء التركيز على العمل وتحسين الكتابة ومهارات الدخول إلى 10 مفاتيح. كما يتضمن التحقق من العمل الذي تم إدخاله بعد الدخول في نظام المحاسبة وإجراء التصحيحات اللازمة على الفور. إذا قمت بمراجعة العمل الذي تم إدخاله في النظام بمقارنته مع تقرير إعداد النشر المسبق عند الانتهاء ، فإن هذا يسمح لك بتصحيح أي أخطاء في الحال والعثور عليها.
تحقق من وقت الاستجابة
على الرغم من أن وقت التحقق لا يكون دائمًا في سيطرة الموظفين الدائمين ، فإن ما يكمن في سيطرتهم هو كيفية إرسال الشيكات بالبريد بمجرد استلامها. في معظم الشركات ، تتم طباعة الشيكات المستحقة الدفع مرة واحدة على الأقل في الأسبوع. يتطلب تحقيق الأهداف والغايات أو تجاوزها تعبئة الأكياس بشيكات عند الاستلام وإرسالها في أقرب وقت ممكن. يتم ملاحظة تواريخ الإرسال عبر البريد الإلكتروني على قسائم الفاتورة أو نسخ الفاتورة التي يتم تقديمها.
دعم إضافي
وهدف آخر وهدف للحسابات المستحقة الدفع هو دعم وظائف المحاسبة الأخرى. وهذا لا يعني فقط تسجيل النفقات وطبع الشيكات بسرعة ، بل تقديم الدعم للمجالات الأخرى للمحاسبة ، والتي قد تشمل إغلاق طلب الشراء ، أو إدخال الميزانية في النظام ، أو تنظيم الملفات أو أكثر. الحسابات الدائنة قد تقوم أيضًا بمراجعة التقارير والتحقق من عمليات المحاسبة المحاسبية عن الأخطاء أو التصحيحات حسب الحاجة.
