يعتبر المقترح الفني أحد أهم المهام في الأعمال أو الكتابة الفنية. يمكن للاقتراح المكتوب بشكل جيد أن يضمن لمؤسستك عميل مبيعات جديدًا أو مشروعًا كبيرًا أو تمويلًا للمنحة للبحث أو أنشطة أخرى. بالنسبة للعديد من المنظمات ، تعتبر المقترحات الفنية الفعالة ضرورية لنجاحها المستمر.
العناصر التي ستحتاجها
-
طلب مقترح (RFP)
-
كانت لك في هذا الحدث
دراسة طلب الاقتراح ، أو طلب تقديم العروض ، عن كثب. ترسل العديد من المنظمات طلبات RFP عندما تريد اقتراحات لمنتج أو خدمة. تحتوي طلبات العروض على إرشادات حول ما يجب أن تغطيه المقترحات ، بالإضافة إلى متى يجب تقديمها. يجب ألا ينحرف الاقتراح الجيد عن المبادئ التوجيهية في طلب تقديم العروض. لسوء الحظ ، قد تكون بعض طلبات تقديم العروض غامضة ، وتقدم القليل من الإرشادات. هذا هو مشكلة خاصة عندما تحاول تطوير تقديرات التكلفة في الاقتراح الخاص بك. الخطوة 4 سوف تقدم اقتراحات للتعامل مع طلبات تقديم العروض الغامضة أو غير الواضحة.
خطة الاقتراح الخاص بك قبل كتابته. في كثير من الأحيان قد لا تعرف المزيد عن العميل أو مصدر التمويل عما هو موجود في طلب تقديم العروض. قم بواجبك المنزلي وتعلم ما تستطيع عن المنظمة وصانعي القرار فيها. ثم قضاء بعض الوقت في تبادل الأفكار حول احتياجات المنظمة. غالبًا ما تنتج المقترحات التي تعرض فهمًا محدودًا أو لا تفهم لاحتياجات العميل من الكتابة في وقت مبكر جدًا دون أخذ وقت للتفكير في العميل.
مشروع اقتراحك. المتغيرات مثل حجم ونطاق المشروع ، وكذلك العميل المحتمل الذي سيحصل على اقتراحك ، ستحدد الطول والشكل. في بعض الحالات ، يكون اقتراح أقصر مثل المذكرة مناسبًا. الحالات الأخرى ، مثل المشروعات الكبيرة أو مقترحات المنح المرسلة إلى المؤسسات الكبيرة ، ستطلب مقترحات أطول مكتوبة مثل التقرير الفني الرسمي.
أدرج في نص اقتراحك جدولاً للسلع أو المهام القابلة للتسليم وتقديراً للتكاليف. اتبع المواصفات في طلب تقديم العروض. إذا كان طلب تقديم العروض غامضًا ، فهناك عدد من الطرق التي يمكنك التعامل معها. اقتراح واحد هو تقديم مجموعة من الخيارات للعملاء المحتملين للاختيار من بينها. البديل هو جعل الافتراضات الخاصة بك وتحديدها في الاقتراح. ثالثًا ، يمكنك الاتصال بالعميل المحتمل وطرح الكثير من الأسئلة. كثير من العملاء سوف يقدرون هذا ، لأنه يظهر أن تهتم بالمشروع.
تنظيم الاقتراح بطريقة تجذب انتباه القراء وتركز على النقاط الأساسية. ابدأ بمستخلص يلخص اقتراحك. توسيع التفاصيل ، بما في ذلك التكاليف ، في الجزء الرئيسي من الاقتراح. نهاية مع الاستنتاج الذي يؤكد على فوائد اختيار شركتك. إبقاء الملخصات والملخصات والاستنتاجات موجزة وخالية من المصطلحات الفنية قدر الإمكان بحيث تكون في متناول جميع القراء ، بغض النظر عن المعرفة التقنية. بلورة التفاصيل الفنية في نص الاقتراح.
قم بتحرير وتنسيق الاقتراح الخاص بك ، مع التأكد من خلوه من الأخطاء وأن الوثيقة سهلة القراءة. أكد كيف سيخدم مشروعك احتياجات العميل. فكر في شرح مؤهلات الموظفين الرئيسيين للمشروع الذي تقترحونه. استخدم القوائم (إما مع النقاط أو الأرقام) لتمييز النقاط الرئيسية. استخدم العناوين والعناوين الفرعية لتفتيت كتل كبيرة من النص.
نصائح
-
قم بتنسيق المقترح الخاص بك باستخدام أسلوب "الملخص ، أو الهيئة ، أو الاستنتاج ،" أو ABC.
تحديد الحاجة إلى ما هو مقترح.
كن واقعيا في تقديرات التكلفة والجدول الزمني الخاص بك.
ركز الانتباه في الاستنتاج - هذه هي فرصتك لخلق انطباع دائم.
تأكد من سهولة العثور على معلومات التكلفة ، حيث سيبحث القراء عنها.
