واحدة من الأشكال الشائعة للاتصال في مجال الأعمال والعلوم هي كتابة التقارير. تتطلب كتابة التقارير الفنية والتقنية مهارات الكتابة والتنظيم ، والقدرات البحثية والقدرة على تفسير البيانات وتقديمها بطريقة يمكن أن يقدّرها الخبراء بعد أن يفهمها شخص عادي. تحتوي تقارير الأعمال والتقنية على العديد من نفس العناصر ، وبالتالي ، فإن الفرق الرئيسي بين تقارير الأعمال والتقارير الفنية هو الموضوع الرئيسي.
حدد جمهورك وكيف سيتم نشر عملك والمعلومات التقنية. سواء كنت تكتب لمجموعة من الخبراء أو تشارك خبرتك التجارية مع مجموعة من الطلاب ، فإن معرفة جمهورك ستساعد في بناء تقرير بالمعلومات ، مستلم جيدًا. قرر ما إذا كان تقريرك مجرد شكل مكتوب من الاتصال أو عرض تقديمي متعدد الوسائط. إذا كان لديك استخدام التكنولوجيا التي تفيد العرض التقديمي ، فقم بتضمين جميع المخططات أو الشرائح أو الفيديو أو طرق أخرى لتوضيح بعض النقاط في تقريرك.
إجراء البحوث على أنواع تقارير الأعمال والتقارير الفنية. قم بمراجعة نماذج التقارير والقوالب للتعرف على نوع المعلومات المتوقعة في اتصالات العمل الخاصة بك.
حدد موضوعاتك وأدرج المواضيع الفرعية للمساعدة في عملية البحث. قم بإعداد مخطط لإبقاء تركيزك على كل قسم ويساعدك على تجنب التعرج ، مما قد يؤدي إلى عرض تقديمي غير منظم. تتضمن التقارير المهنية أو الفنية النموذجية الأقسام التالية: مقدمة ؛ المؤهلات والخلفية الموضوع. البيانات البحثية؛ استنتاجات. والاعتبارات المستقبلية.
قم بصياغة الجزء الأساسي الأول من عملك أو تقريرك الفني. ابدأ بوصف مؤهلاتك واهتماماتك وأسباب أهمية معلوماتك. اشرح كيف يمكن لجمهورك استخدام معلوماتك أو كيفية تفسير بياناتك. لا تخبر جمهورك بكيفية اكتشاف نتائجك أو كيفية تكوين آراء حول تقريرك. بدلاً من ذلك ، يجب أن يبدأ تقريرك بسياق معلوماتك. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب عن اتجاهات مكان العمل المتعلقة بالعمل عن بعد ، فشرح كيف يمكن للشركات استخدام النتائج التي توصلت إليها لصياغة ترتيبات عن بعد.
تجميع نتائج البحوث والبيانات. يعد تنظيم بحثك أمرًا في غاية الأهمية نظرًا لأن جمهورك سيستجوب خبرتك إذا قدمت نتائج غير موثوقة أو قديمة أو غير صالحة. تأكد من أن بياناتك ملائمة بشكل خاص لموضوعك وإعادة هيكلتها بطريقة مفهومة.ما لم يتألف جمهورك فقط من الخبراء ذوي المعرفة العميقة باللغة التقنية والعملية ، اجعل بحثك بسيطًا. استبدل المصطلحات بعبارات مألوفة للشخص العادي ، وقم بتلخيص بحثك بطريقة جذابة.
قم بإعداد مناقشة للنتائج الخاصة بك ، بما في ذلك الاستنتاجات الخاصة بك والطرق المقترحة لدمج تقريرك في الأعمال أو العمليات التقنية. دون أن تكون مفككة ، أوضح نتائجك بطريقة مبتكرة وخلاقة. في بعض الأحيان ، تشتهر تقارير الأعمال والتقنية بكونها محكمة ومحفوظة. يمكنك إلهام الاستخدام الإبداعي لتقريرك من خلال عرض البيانات التي يمكن أن يستخدمها جمهور التفكير المتقدم.
قم بتجميع أقسام المستند بترتيب منطقي. اكتب مقدمة قصيرة بعد الانتهاء من كل قسم - غالبًا ما يكون من السهل إنشاء مقدمة بمجرد أن تكون لديك فرصة لمراجعة مسودتك الإجمالية. يجب أن تكون مقدمةك موجزة - الغرض من مقدمتك هو ببساطة تزويد جمهورك بلمحة عن عملك أو موضوع التقرير الفني.
اسمح لنفسك بالوقت لتحسين وتنقيح تقريرك. من الجيد وضع التقرير جانباً والعودة إليه بعد يوم أو يومين مع مجموعة جديدة من العيون. إذا كان ذلك ممكنًا ، اطلب من أحد الزملاء مراجعة مسودتك. قم بتضمين أي اقتراحات تضيفها إلى مصداقية معلوماتك وسهولة استخدامها.
