كيفية طلب W-9

تعد المعلومات الشخصية المذكورة في نموذج W-9 المكتمل ضرورية لتجهيز كشوف المرتبات وإعداد تقارير الدفع إلى دائرة الإيرادات الداخلية. كأحد أفضل الممارسات ، اطلب نسخة W-9 كاملة في اليوم الأول من عمل الموظف الخاص بك وإرسال طلب W-9 إلى أي مقاولين جدد. إذا لم يلتزم المقاول ، أرسل خطابًا رسميًا بطلب لطيف ولكن ثابت للحصول على نموذج مكتمل.

نموذج W-9 أساسيات

النموذج W-9 عبارة عن وثيقة مصلحة الضرائب التي تشرح اسم دافع الضرائب ، والعنوان ، والتصنيف الضريبي الفيدرالي ، ورقم الضمان الاجتماعي أو رقم تعريف صاحب العمل. لا تفرض مصلحة الضرائب الأمريكية على الشركات الاحتفاظ بملفات W-9 في الملف. ومع ذلك ، فإن الشركات مطالبة بجمع المعلومات الشخصية المدرجة في النموذج لجميع الموظفين والإبلاغ عنها ، وبالنسبة للمتعاقدين ، فإنها تدفع أكثر من 600 دولار سنويًا. جمع W-9 طريقة ملائمة للقيام بذلك. ولهذا السبب ، يجب أن يكون لدى الشركة W-9 في الملف لكل موظف ومقاول.

طلب W-9

لضمان قيامك بتجميع W-9 من جميع الموظفين ، قم بتضمين نموذج W-9 في الأوراق الإلزامية في اليوم الأول للموظفين الجدد. مطالبة الموظفين الجدد بإكمال جميع الأوراق في الموقع وإعادتها إلى ممثل الموارد البشرية في نهاية اليوم الأول.

عندما تحصل على مقاول أو بائع جديد ، أرفق نموذج W-9 مع العقد الأولي. في خطاب طلب W-9 ، اطلب من البائع إكمال النموذج وإعادته في أقرب وقت ممكن. فكر في تنفيذ سياسة تدفع فقط للبائعين الذين لديهم ملف W-9 صالح في الملف ، وتذكر هذه السياسة في خطاب الطلب.

المتابعة

إذا واجهتك مشكلة في الحصول على W-9 مكتمل من أي موظف أو مقاول ، فعليك أن توصل بلباقة ولكن بإحكام أن W-9 ضروري قبل أن يتم السداد. اشرح للموظفين أن المعلومات الواردة في النموذج ضرورية لمعالجة كشوف المرتبات وإصدار شيكات الرواتب لهم. إذا لم يقم البائع بإعادة W-9 في غضون أسبوع أو أسبوعين ، قم بإرسال خطاب طلب ثاني للمتابعة. إذا كانت لديك سياسة موثقة في مكانها ، فأذكرك البائع بأنه لا يمكنك سدادها بدون النموذج الموجود في الملف. تتطلب مصلحة الضرائب منك تقديم طلب رسمي لطراز W-9 ، لذا احتفظ بنسخة من هذه الرسالة في الملف.

لا W-9

إذا لم يكن لديك W-9 لأحد الموردين في نهاية العام ، فستظل بحاجة إلى الإبلاغ عن الدفعات إلى مصلحة الضرائب الأمريكية. أكمل وأرسل نموذج 1099-MISC للمقاول واترك رقم الضمان الاجتماعي فارغًا. سترد مصلحة الضرائب الأمريكية بإشعار يفيد بأن الرقم مفقود ، ويجب إرساله إلى المقاول مع إشعار حجب النسخ الاحتياطي ونسخة أخرى من W-9. أنت ملزم باحتجاز الضرائب من المدفوعات المستقبلية إلى هذا المقاول - حاليًا ، معدل الاستقطاع هو 28 بالمائة - وسيتكبد المقاول رسومًا بقيمة 50 دولارًا من مصلحة الضرائب.