تجلب العديد من الشركات البائعين الخارجيين عندما يكون لديهم مشاريع واسعة النطاق. هناك العديد من الأسباب وراء الاستعانة بمصادر خارجية في العمل ، بما في ذلك نقص الموظفين ، ونقص الموارد ونقص الخبرة للمشروع. عند اختيار مورد منظور ، غالبًا ما ترسل النشاط التجاري طلبًا للحصول على معلومات أو طلب عرض. قبل تحديد نوع الأداة الأفضل لمؤسستك ، ضع في اعتبارك الاختلافات بين الاثنين.
طلب للحصول على معلومات
طلبات المعلومات ، أو RFIs ، تخطط لوثائق. وهي وثائق غير رسمية ولا تتطلب عادة التزامًا من أي من الطرفين. تم تصميم مؤسسات المعلومات اللاسلكية لجمع معلومات حول شركة الموردين المحتملين وقدراتهم ومهاراتهم وخبراتهم. لا يتم تضمين تفاصيل المشروع والميزانية عادة في هذا النوع من المستندات. المرة الوحيدة التي يتم فيها تضمين هذا النوع من المعلومات هو إذا كانت الشركة تبحث عن بائع قصير الأجل لمشروع صغير.
طلب اقتراح
طلبات العروض ، أو طلبات تقديم العروض ، هي عبارة عن مستندات معقدة تنشئها الشركات لجذب عروض الأسعار والاقتراحات من الموردين الخارجيين. يشتمل RFP عادةً على ميزانية المشروع ، والجدول الزمني والمعايير ، بالإضافة إلى أهداف الشركة وأهدافها. وهو يركز على مواصفات ونطاق المشروع ، ويعمل على طلب رد تفصيلي من البائعين المحتملين. عادةً ما تتضمن ردود البائعين معلومات حول شركة الموردين والسعر المقترح والتفاصيل المحددة لكيفية تنفيذ البائع للمشروع وإدارته.
العمليات
وعادة ما يتم استخدام طلب المعلومات RFI بمفرده للمشاريع ذات الميزانية المنخفضة ، وكنقطة انطلاق للمشروعات عالية الميزانية. عادةً ما يستغرق الأمر عدة أسابيع لإرسال وتلقي ردود لهذا النوع من المستندات ، وعادةً ما يكون أقل من 10 صفحات. يستخدم طلب تقديم العروض للمشاريع ذات الميزانية العالية ، وعادة ما يتم إنشاؤه في نهاية مرحلة جمع المعلومات من المشروع. عادةً ما يستغرق الأمر عدة أشهر لإرسال واستلام ردود الموردين باستخدام هذا النوع من المستندات ، وعادةً ما يكون ذلك على الأقل 20 صفحة أو أكثر.
مزايا
استخدام RFI مفيد للمشروعات الصغيرة وذات التأثير المنخفض. لا يتطلب هذا المستند الكثير من الوقت أو الجهد من الموردين المحتملين ، حيث لا يضطرون لإرسال وصف طويل لتفاصيل المشروع. ولذلك تستخدم الشركات هذا النوع من المستندات لمعرفة المزيد عن نطاق مشروع كبير قبل بدء عملية الاقتراح. تتمثل فائدة طلب تقديم العروض في أنها تعد الشركة للمضي قدمًا مع أحد الموردين وبدء مرحلة التعاقد.
سلبيات
الجانب السلبي إلى طلب المعلومات هو أن البائعين قد لا يهتمون بإرسال المعلومات لأنهم لا يرون الالتزام الضمني من الشركة. مساوئ RFP هي الاستعدادات المستهلكة للوقت لإرسالها واستلامها. إذا كانت الشركة غير متأكدة من النطاق العام للمشروع ومواصفاته ، فقد تكون كتابة طلب تقديم العروض صعبة للغاية أو قد تؤدي إلى مقترحات بائعي غير متوقعة.
