كيفية تطوير الإجراءات والسياسات والوثائق باستخدام طريقة رسم الخرائط

رسم الخرائط المعلومات هو وسيلة وثائق واضحة وفعالة للشركات التي وضعت بالفعل إجراءاتها وسياساتها ووثائقها الداعمة. يمكن أيضًا للشركات التي بدأت للتو في إضفاء الطابع الرسمي على إجراءاتها الاستفادة من طريقة وثائق تعيين المعلومات. يعمل تخطيط المعلومات على تبسيط الوثائق من خلال منع تكرار التعليمات أو المعلومات عبر الإجراءات. كما يوفر أيضًا تنسيقًا لتنظيم المعلومات داخل مستند بحيث يسهل فهمه. يمكن أن يتم تحويل وثائق شركتك إلى تنسيق خريطة معلومات في بضع خطوات بسيطة ، وإن كانت تستغرق وقتًا طويلاً.

مراجعة جميع وثائق الشركة وتنظيم المحتوى بشكل منهجي في فئات تحتوي على تعليمات مماثلة. صقل محتوى الفئة عن طريق إزالة التضاربات والازدواجية.

على سبيل المثال ، تحتوي العديد من الإجراءات على قسم للمسؤوليات. بالنسبة إلى هذا النوع من المحتوى ، يمكنك تجميع جميع "المسؤوليات" - نوع المعلومات عبر جميع الوثائق. من خلال القيام بذلك ، يمكنك رؤية تعارضات في المسؤوليات أو مجالات تتداخل فيها المسؤولية مع مسؤولية أخرى. من هنا ، تبسيط المحتوى لإزالة الازدواجية أو النزاعات. محتوى آخر للنظر في هذا يشمل التعاريف واحتياطات السلامة.

إنشاء مستندات مركزية أو مستودعات معلومات خاضعة للتحكم في المراجعة لكل نوع من أنواع المحتوى.

الرجوع إلى مثالنا للمسؤوليات ، قم بإنشاء مستند واحد يسرد محتوى المسؤوليات التي قمت بتحسينها في الخطوة الأخيرة. تأكد من الإشارة إلى الإجراءات حيث يتم تنفيذ المسؤوليات. وهذا يضمن أن الوثائق مشتركة بشكل صحيح.

والآن بعد نقل محتوى مشابه إلى مستند مركزي ، يمكن إزالة المحتوى القديم من الإجراءات الأصلية. أزل المحتوى القديم من الإجراءات الأصلية ، مع الإشارة إلى المستند المرجعي المركزي الجديد.

قم بتحديث محتوى الوثائق المتبقي أثناء عملية المراجعة إلى تنسيق تم تعيين معلومات له. تنظيم محتوى المستند عن طريق تجميع المعلومات ذات الصلة. تضمين رؤوس فرعية. استخدم الجداول حيثما أمكن ، بحيث يمكن تصور المحتوى بشكل أفضل. إنشاء أفضل الممارسات من خلال تضمين أي معرفة أو خطوات قبلية يقوم بها الموظفون عادةً ولكن لم يتم توثيقها في الإجراء.

نصائح

• تتراوح عمليات رسم الخرائط المعلوماتية من البسيط إلى المعقد ويمكن تعزيزها بإضافة ملاحظات قابلة للقياس من أجل الإدارة. للتنفيذ الأكثر تعقيدًا ، يمكن استخدام الخدمات الاحترافية المقدمة من المؤسسات مثل الشركة المؤسسة Information Mapping، Inc. لتحسين إجراءاتك المعينة أو غير المعينة. (انظر الموارد)