كيفية كتابة الإجراءات والسياسات

إن المفتاح لكتابة إجراءات وسياسات قوية هو جعل الوثائق جامدة بما يكفي لتوثيق قواعد المنظمة ، ولكنها مرنة بما يكفي لتتم متابعتها بسهولة ، معظمها بدون انحراف كما يجب أن تقوم بتوثيق كل خطوة صغيرة عن مسارك المصمم. قد تسمع الإجراءات والسياسات المشار إليها بإجراءات التشغيل القياسية (SOP) ، أو إجراءات التشغيل القياسية ، في الكثير من المؤسسات. تشكل هذه الوثائق العمود الفقري لمؤسسة ما ، لذلك فإن كتابتها بشكل جيد ستساعد في الحفاظ على مسار العمل وتضمن أن الإجراءات القياسية يتم إجراؤها بنفس الطريقة من قبل جميع الموظفين. إذا كنت تعمل ضمن صناعة خاضعة للتنظيم ، مثل شركات الأدوية أو التكنولوجيا الحيوية ، تعتبر إجراءات التشغيل القياسية القوية حاسمة للغاية لنجاح عملك حيث أن إدارة الغذاء والدواء تتطلع إلى هذه الوثائق أولاً في أي عملية تدقيق.

صمم مخططا لأية إجراءات وسياسات تحتاجها مؤسستك. سيساعدك إنشاء مخطط مختصر للإجراءات والسياسات على تنظيم كتابتك. قد يساعدك تجميع السياسة والإجراءات حسب القسم في تنظيم أفكارك. قم بتنظيم الخطوط العريضة مع أهم الوثائق في البداية حتى تتمكن من تحديد أولويات صياغة إجراءات التشغيل القياسية. بعد كل شيء ، عليك أن تبدأ في مكان ما وأن تبدأ بأهم الوسائل التي سيتم القيام بها على الأقل. قد تضطر إلى إعادة النظر في هذه الوثائق الأولى بعد كتابة SOPS. من الضروري ألا تتعارض SOPS مع بعضها البعض.

قسِّم الإجراءات والسياسات الفردية إلى المهام المنفصلة المتعلقة باستكمال كل مستند. في المخطط التفصيلي الخاص بك ، قم بإضافة مهام فرعية لكل وثيقة بحيث تكون الخطوات واضحة ومنطقية وترتيبها. على هذا النحو ، تكتب المستندات نفسها تقريبًا. تأكد من إضافة في أكبر خطوات فقط ، على الرغم من. إذا قمت بكتابة SOPS الخاصة بك مفصلة للغاية ، فهناك احتمال كبير لوجود انحرافات. لا شيء جيد.

مقابلة الموظفين الذين يؤدون المهام. لا تتغاضى عن المدخلات القيمة من الموظفين الذين يقومون بالمهام حاليًا. يجب أن تكون إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) توثق كيف تتم الأشياء وأن هؤلاء هم الأشخاص الذين يعرفونهم. لذا ، اطلب من العمال وليس من المديرين القيام ببعض التأليف لمشاريع الوثائق. يمكن دائما تعزيزها من قبل كاتب تقني.

املأ المخطط التفصيلي الخاص بك بإجراءات أكثر تفصيلاً لموظفيك ليتبعوها. من الأفضل أن تبقي الأمر سهلاً عند كتابة السياسات والإجراءات. كما أنه من المقبول على نطاق واسع أن يكتب على مستوى الصف الخامس في الولايات المتحدة - وهذا يعني أن طالب الصف الخامس يجب أن يكون قادرًا على قراءة كل كلمة وفهمها.

تقرر من الذي سيوقع على الإجراءات والسياسات. يجب أن يحمل التوقيع بعض الأسماء عالية المستوى بحيث يدرك الرؤساء كيف تجري الأمور. تدير بعض المنظمات جميع السياسات والإجراءات من خلال إدارة الموارد البشرية أو فرعها القانوني لضمان عدم انتهاك أي قوانين.

اتصل باجتماع المراجعة لجمع كل الموقعين في غرفة واحدة لمناقشة السياسة. إذا كان ذلك ممكنا ، فإن تجميع جميع الأطراف في غرفة واحدة لإجراء مناقشة حول سياسة محددة واحدة سيحرك الوثيقة إلى الأمام بوتيرة أسرع بكثير من تمريرها وطلب التعليقات. إذا كنت تريد حقا تسريع الأمور ، فضع هدفًا لإيقاف تشغيل SOP في نهاية الاجتماع.

التوقيع والتاريخ والتحكم في الإصدار وتعميم الإجراءات والسياسات النهائية. خذ بعين الاعتبار إعطاء كل موظف كتيّب الموظف الذي يمكن تحديثه بالوثائق المنقحة حسب الحاجة. في الواقع ، إنشاء سياسة وإجراء للتعامل مع أجهزة الكمبيوتر المحمولة ، بما في ذلك مراجعة كتيبات الموظف بشكل دوري لضمان أن جميع الموظفين يجب أن يكونوا محدثين.

راجع إجراءات التشغيل القياسية المعتمدة حاليًا وفقًا لجدول زمني. ﻳﺠﺐ ﻣﺮاﺟﻌﺔ آﻞ إﺟﺮاء ﺗﺸﺮﻳﻌﻲ ﺳﻨﻮي أو ، ﻋﻠﻰ اﻷﻗﻞ ، ﺳﻨﻮﻳﺎً ﻟﻠﺘﺄآﺪ ﻣﻦ ﻋﺪم ﺗﻐﻴﻴﺮ اﻟﻤﻤﺎرﺳﺎت واﻟﺴﻴﺎﺳﺎت. تأكد من الحصول على تواقيع وتواريخ جديدة بحيث ، إذا تم تدقيقها ، هناك مسار ورق واضح للإصدارات الخلفية.