أثناء التدقيق ، يمكن أن تشعر إدارة الأعمال بأن لديها القليل من القوة على العملية أو نتيجة التدقيق. ولكن بمجرد الانتهاء من مراجعة الحسابات من قبل إدارة التدقيق الداخلي ، أو مدققي حسابات الشركات أو المراجعين الخارجيين ، فإن إدارة الأعمال هي المسؤولة عن صياغة الرد على التقرير. يجب أن تكون استجابات المراجعة محددة وفي الوقت المناسب وأن تكون الميزانية اللازمة متوفرة.
إن كتابة استجابة قوية للمراجعة أمر مهم ، لأن المدققين والإدارة التنفيذية سيحاسبون إدارة الأعمال عن تقديم أي تحسينات يتحكمون بها.
الاستجابة لتقرير المراجعة
الالتزام بعلاجات محددة لضعف الرقابة التي حددها المدققون ولا تسمح بتفسير نواياك. سيقوم مراجعي الحسابات بمراجعة استجابة التدقيق وتحديد ما إذا كان سيتم حل نقاط الضعف التي قاموا بتحديدها. إذا كانت علاقتك مع مراجعي الحسابات تسمح ، فاتصل بهم عندما تقوم بصياغة كل رد والحصول على ملاحظاتهم. كن واضحًا قدر الإمكان في ردك لأن المراجعين سيعودون للتحقق من أنك قد اتخذت الإجراءات التي تعهدت بها.
حدد مواعيد واقعية لتنفيذ تحسينات التحكم ، على النحو الموصى به من قبل مكتب ولاية نيويورك لمراقب الدولة ، وكن كريماً دون أن تكون مفرطاً. يمكن أن تستغرق نقاط الضعف في التحكم ، لا سيما تلك المتعلقة بنظم تكنولوجيا المعلومات ، وقتًا أطول مما كان مقرراً في الأصل. يتوقع معظم إدارات التدقيق ومديري الأعمال التنفيذيين تقديم تحسينات على الجدول الزمني الذي حددته. قد يتم السماح بإدخال تعديلات على الإطار الزمني ، ولكن سيتم التعبير عنها بشكل مفرط ما لم يحدث تغيير جذري في عملك لإلزام التغيير.
تأكد من أن لديك الميزانية في مكانها الصحيح أو سيتم وضعها في مكانها لإجراء تغييرات التحكم التي تلتزم بها في استجابة التدقيق. حدد جميع التكاليف ، بما في ذلك تحديث المعدات والنظم ، وإعادة كتابة الإجراءات يدويًا وعدد الموظفين الإضافيين المطلوبين لحل مشكلة ضعف التحكم. تصعيد احتياجات ميزانيتك إلى مديرك وتأكد من إعادة تخصيص الأموال من مناطق أخرى أو يتم إصدار أموال جديدة للسماح بتسليم التحسينات في إطارك الزمني. بشكل عام ، سوف تدرك الإدارة التنفيذية الحاجة إلى تحسينات التحكم التي أوصى بها المدققون وستجد الأموال اللازمة للتغييرات. إذا التزمت بالتحكم في التحسينات في استجابتك للتدقيق ولم تتمكن من تسليمها بسبب عجز الميزانية ، فلن يقبل المدققون هذا كذريعة.
عيّن فردًا أو أفرادًا سيكونون مسؤولين عن تنفيذ تغييرات التحكم. قد يكون العديد من الأفراد مسؤولين إذا كان التغيير يشمل أكثر من قسم واحد ، مثل العمليات والتكنولوجيا والموارد البشرية. تأكد من أن الأفراد المحددين لديهم سلطة إجراء التغييرات.
نصائح
-
بغض النظر عن مدى إحباطك من عملية التدقيق أو نتيجة ذلك ، حاول الحفاظ على تفاعلك مع مراجعي الحسابات وردودك على الأعمال التجارية. سيؤثر سلوكك المهني في أرباحك عندما تتفاعل مع مراجعي الحسابات في المستقبل.
