العديد من الموظفين في عالم الأعمال على دراية جيدة بكيفية كتابة خطاب عمل رسمي. ومع ذلك ، عندما يتعلق الأمر بإصدارات البريد الإلكتروني من نفس الحرف ، يتغير النمط والتنسيق قليلاً. إن معرفة قواعد السلوك المناسبة لخطاب الأعمال المرسلة عبر البريد الإلكتروني لن يساعد فقط الموظف على الظهور بمظهر أكثر احترافية ، بل سيساعده أيضًا على الوصول إلى وجهة نظره بطريقة واضحة ومهنية.
إنشاء سطر موضوع بسيط ومختصر إلى البريد الإلكتروني. تجنب المشغّلات الشائعة للرسائل غير المرغوب فيها للحفاظ على إرسال الرسالة إلى صندوق البريد الوارد للمستلمين. تتضمن المشغلات الشائعة للرسائل غير المرغوب فيها: "مجاني" و "المعلومات التي طلبتها" و "العرض الرائع". تجنب أيضًا استخدام جميع الأحرف الكبيرة.
قم بتنسيق بريدك الإلكتروني بنفس طريقة خطاب العمل الرسمي. أولاً ، أدخل معلومات الاتصال الخاصة بك. ثم قم بإدخال تاريخ الحرف.بعد ذلك ، قم بتضمين عنوان المستلم. أدخل التحية ثم قم بتضمين خط الموضوع الذي تحته خط ، والذي يمكن أن يكون تكرارًا للخطوة 1. اكتب نص الرسالة وأدخل خط الإغلاق وتوقيعك. تذكر أن تضع مسافة بين كل جزء من الرسالة.
إنشاء تحية بناء على الاتصال عملك. بالنسبة لأكثر الاتصالات رسمية ، قم بتضمين الشرف (السيد ، السيدة ، الدكتورة ، الخ) واسم العائلة للمستلم ، متبوعًا بفاصلة. إذا كان المتلقي زميلاً في العمل ، فسيتم قبول اسمه الأول متبوعًا بفاصلة إذا كان يتم معالجته عادة من قبل المرسل بهذه الطريقة. بالنسبة إلى المستلمين غير المعروفين ، يُعد الشكل الرسمي "لمن يهمه الأمر:" مقبولًا.
نصائح
-
معظم مراسلات البريد الإلكتروني ليست رسمية بين زملاء العمل وجهات الاتصال المشتركة. يجب إدراج العنوان وعنوان الاتصال فقط إذا كان المرسل والمتلقي جهات اتصال جديدة ، بدلاً من الشركاء المتصلين المرتبطين بالبريد الإلكتروني.
تحذير
وكثيرا ما يساء استخدام الشرفية المؤنث (السيدة ، ملكة جمال ، والسيدة) عندما يكون المرسل غير مدرك لحالة المتلقين للزواج. من الأفضل أن تفترض السيدة ما لم تكن حالة الزواج معروفة لدى المرسل.
