يعتبر رصد وتقييم إجراءات التوريدات جزءًا لا يتجزأ من إدارة أي منظمة. وتستحق عملية الشراء درجة عالية من الاهتمام من الإدارة لضمان عدم وقوعها فريسة للاحتيال والفساد. يجب أن تتضمن إجراءات المشتريات ضوابط فعالة لتحقيق المساءلة والشفافية. إن المراقبة المستمرة من جانب الإدارة وتقييم عملية الشراء يثبت النزاهة والامتثال للقوانين والمعايير الأخلاقية.
تحديد عناصر التحكم الداخلية الموجودة وما إذا كانت عناصر التحكم تعمل كما تم تصميمها. يجب أن توجد أية فرصة للحصول على أي من عناصر التحكم ليتم تجاوزها. وتشمل الضوابط الداخلية الرئيسية للتقييم فصل الواجبات ، والضوابط الرقابية ، وتلقي الضوابط ، وضوابط الترخيص ، وضوابط التسجيل.
قم بوضع قائمة مراجعة للامتثال لتحديد ما إذا كانت إجراءات الشراء متبعة. يجب تصميم قائمة التحقق بالتعاون مع الموظفين والإدارة. من خلال المشاركة في تطوير قائمة المراجعة ، يتم تدريب الموظف بشكل أساسي ويكون لديه وعي أكبر بالعملية. تعمل قائمة التحقق من الامتثال الجيدة على تعزيز الإجراءات الحالية وترجمة أهداف الإنصاف والانفتاح والمنافسة.
قم بإجراء تقييم للمخاطر لتحديد أو تحديد المخاوف المحتملة أو نقاط الضعف أو المناطق ذات المخاطر العالية. من خلال تحديد المؤشرات أو "الأعلام الحمراء" ، يمكن للمنظمة التأكد من وجود ضوابط داخلية كافية لمنع المخالفات. من خلال تحديد المخاطر ، يمكن تقليص تضارب المصالح وتواتر الاحتيال والفساد.
تتبع مشتريات محددة من خلال عملية الشراء بأكملها. النظر في ما إذا كانت عملية الشراء متوفرة للمنافسة المفتوحة وإذا كانت شفافة وخالية من التمييز إلى موردين معينين. تحديد ما إذا كانت طريقة الشراء المستخدمة مناسبة للصالح أو الخدمة التي يتم الحصول عليها والتأكد من أنها موثقة بشكل كافٍ.
